Briefe schreiben, unterschreiben und versenden

Mit dem Modul Briefe schreibst du Briefe direkt in Hawepro, verknüpfst sie mit einem Kunden oder Projekt und gibst sie als PDF per Druck, E-Mail oder WhatsApp weiter.

Voraussetzungen

Das Modul Briefe ist unter Einstellungen → Features aktiviert (siehe Features aktivieren).
Du nutzt den Professional-Tarif oder den kostenlosen Professional-Test.

Brief schreiben

Öffne im Menü Briefe und klicke auf Neuer Brief.
Wähle unter Verknüpfung einen Kunden oder – falls das Modul Projekte aktiv ist – ein Projekt.
Trage den Betreff ein (Pflicht).
Schreibe den Text im Feld Inhalt. Der Editor unterstützt Formatierungen.
Lege unter Unterschriften fest, ob Unterschrift Mitarbeiter und/oder Unterschrift Kunde benötigt werden. Bei einem neuen Brief sind beide ausgeschaltet.
Klicke auf Speichern, um den Brief als Entwurf zu sichern.
Wenn der Brief fertig ist, klicke auf Fertigstellen.

Zum Speichern reicht der Betreff. Für Fertigstellen muss zusätzlich eine Verknüpfung gewählt sein.

Einen Brief kannst du auch direkt in der Kundendetailseite oder in den Projektdetails im Bereich Briefe mit Neuer Brief anlegen – Kunde bzw. Projekt sind dann schon verknüpft.

Fertigstellen und unterschreiben

Ohne Unterschriften: Der Brief wird mit Fertigstellen sofort abgeschlossen und das PDF erstellt.
Mit Unterschriften: Der Brief wird gesperrt und die Unterschriftsfelder erscheinen. Sobald alle gewählten Unterschriften vorliegen, wird der Brief abgeschlossen und das PDF erstellt.

Das PDF enthält dein Logo, deine Firmenadresse, die Empfängeradresse, Betreff, Inhalt und – falls vorgesehen – die Unterschriften.

Status

Entwurf – Brief kann bearbeitet werden
Unterschriften ausstehend – Brief gesperrt, Unterschriften fehlen noch
Abgeschlossen – PDF ist erstellt

Drucken, E-Mail und WhatsApp

Bei abgeschlossenen Briefen findest du im Aktionsmenü:

Drucken – öffnet das PDF
Per E-Mail senden – verschickt das PDF an den Kunden
WhatsApp – teilt einen Link zum Brief

Für E-Mail und WhatsApp muss ein Kunde verknüpft sein – direkt oder über das Projekt. Über die Vorschau kannst du das PDF jederzeit ansehen.

Brief zurücksetzen

Mit Zurücksetzen im Aktionsmenü setzt du einen Brief mit Status Unterschriften ausstehend oder Abgeschlossen zurück auf Entwurf. Unterschriften und PDF werden dabei entfernt.

Briefe finden und löschen

In der Liste Briefe suchst du nach Briefen und siehst Betreff, Verknüpfung, Status und Datum der letzten Änderung. Über das Menü einer Zeile öffnest oder löschst du einen Brief. Außerdem erscheinen Briefe in der Kundendetailseite und in den Projektdetails im Bereich Briefe.

Rechte der Mitarbeiter

Lesezugriff: Briefe ansehen, z. B. in der Kundendetailseite und in den Projektdetails, und das PDF drucken.
Schreibzugriff: alle Brieffunktionen – anlegen, bearbeiten, unterschreiben, zurücksetzen, per E-Mail oder WhatsApp versenden und löschen.