Projekt anlegen und Projektdetails
Mit wenigen Klicks legst du ein Projekt an, verknüpfst einen Kunden oder ein Objekt und behältst in der Projektakte alle Dokumente, Zeiten und Kosten im Blick.
Neues Projekt anlegen
- Klicke in der Navigation auf Projekte.
- Klicke oben rechts auf Neues Projekt.
- Wähle links den Kunden oder das Objekt aus (siehe unten).
- Trage rechts die Projektdaten ein.
- Klicke auf Speichern.
Alternativ legst du ein Projekt direkt in der Kundenakte eines Kunden über Neues Projekt für … an – der Kunde ist dann schon ausgewählt.
Linke Seite: Kunde oder Objekt
Im Bereich Kunde/Objekt* (bzw. Kunde*, wenn das Feature Objekte nicht aktiv ist) legst du fest, für wen das Projekt ist:
- Im Tab Kunde suchst du einen bestehenden Kunden. Existiert er noch nicht, legst du ihn mit neuen Kunden anlegen direkt an.
- Im Tab Objekt suchst du ein bestehendes Objekt.
Hat der Kunde mehrere Adressen oder Ansprechpartner, wählst du aus, welche für das Projekt gelten.
Rechte Seite: Projektdaten
- Projektname* – z. B. „Badsanierung Mustermann“
- Beschreibung – optional, z. B. „Komplette Badsanierung inkl. Fliesen und Trockenbau“
- Tags (Komma getrennt) – z. B. Priorität, Baustelle, Wartung. Bereits verwendete Tags erscheinen als Vorschläge.
- Status – Kein Status, Erstkontakt, Auftrag erhalten, Abgelehnt, Ausführung oder Abgeschlossen
- Startdatum und Enddatum – das Enddatum darf nicht vor dem Startdatum liegen
- Mitarbeiter – Mitarbeiter per Haken zuweisen; mit Alle auswählen bzw. Alle deselektieren änderst du alle auf einmal
Nach dem Speichern siehst du eine Erfolgsmeldung und wirst kurz darauf zu den Projektdetails weitergeleitet.
Projektdetails
Linke Seite: Stammdaten
- Projektname mit Status-Badge und Bleistift-Symbol (Projekt bearbeiten)
- Projektnummer und Erstelldatum
- Kunde bzw. Objekt (verlinkt) und Zeitraum
- zugewiesene Mitarbeiter
- Details: Beschreibung und die Projektübersicht mit Kennzahlen
Die Projektübersicht zeigt – je nach Berechtigung:
- Umsatz – Summe aller bezahlten Rechnungen des Projekts
- Materialkosten – Summe der Einkaufspreise der Materialien aus den Rechnungen des Projekts
- Lohnkosten – Stundenlohn × erfasste Stunden je Mitarbeiter; Mitarbeiter ohne hinterlegten Stundenlohn werden nicht eingerechnet
- erfasste Arbeitszeit, aufgeteilt in Verbucht und Offen
Rechte Seite: Projektakte
Die Projektakte besteht aus aufklappbaren Abschnitten:
- Notizen – interne Notizen zum Projekt, neue mit Neue Notiz
- Termine
- Angebote – mit Neues Angebot direkt ein Angebot zum Projekt erstellen
- Lieferscheine
- Rechnungen – mit Neue Rechnung direkt eine Rechnung zum Projekt erstellen
- Eingangsrechnungen
- Protokolle und Briefe – wenn die Features aktiv sind
- Zeiterfassung – alle zum Projekt erfassten Zeiteinträge
- Nicht gebuchte Zeit – Zeiteinträge, die noch in keiner Rechnung verbucht sind
- Dateien – Dokumente und Bilder hochladen (PDF, JPG, PNG; Hinweis im Upload-Feld: max. 6 MB)
Tipp: Angebote und Rechnungen, die du aus der Projektakte heraus erstellst, sind automatisch mit dem Projekt verknüpft. Bestehende Dokumente ordnest du zu wie in Angebote & Rechnungen einem Projekt zuordnen beschrieben.
Rechte für Mitarbeiter
Was Mitarbeiter im Projekt sehen und tun dürfen, legst du in den Mitarbeiterrechten fest, u. a. Umsatz in Projekten sehen, Materialkosten sehen, Lohnkosten sehen, Notizen schreiben sowie Dateien und Bilder hochladen. Mehr dazu: Mitarbeiterrechte und Rollen