Protokolle ausfüllen, unterschreiben und versenden

Protokolle erstellst du aus einer Protokollvorlage, füllst sie aus, lässt sie von Mitarbeiter und Kunde unterschreiben und erhältst am Ende ein PDF.

Voraussetzungen

Das Modul Protokolle ist unter Einstellungen → Features aktiviert und du nutzt Professional oder den kostenlosen Professional-Test.
Es gibt mindestens eine Protokollvorlage.

Neues Protokoll erstellen

Öffne im Menü Protokolle und klicke auf Neues Protokoll.
Wähle die Vorlage aus.
Wähle unter Verknüpfung einen Kunden, ein Objekt oder ein Projekt (Pflicht). Objekt und Projekt stehen nur zur Auswahl, wenn die jeweiligen Module aktiv sind.
Fülle die Felder aus. Pflichtfelder sind mit * markiert.
Optional: Lade Bilder oder PDF-Dokumente hoch (max. 6 MB pro Datei). Sie werden an das Protokoll-PDF angehängt.
Klicke auf Speichern und wähle:
- Als Entwurf speichern – du kannst später weiterarbeiten.
- Protokoll unterschreiben – das Formular wird gesperrt und die Unterschriften werden freigegeben.
- Protokoll abschließen – erscheint statt „unterschreiben“, wenn die Vorlage keine Unterschriften vorsieht.

Auch zum Speichern als Entwurf müssen die Pflichtfelder und die Verknüpfung ausgefüllt sein.

Du kannst ein Protokoll auch direkt in der Kundendetailseite oder in den Projektdetails im Bereich Protokolle anlegen – der Kunde bzw. das Projekt ist dann schon verknüpft.

Unterschreiben

Nach Protokoll unterschreiben erscheinen die Unterschriftsfelder, die in der Vorlage aktiviert sind. Mitarbeiter und Kunde geben ihren Namen ein und unterschreiben auf dem Bildschirm. Sobald alle benötigten Unterschriften vorliegen, wird das Protokoll automatisch abgeschlossen und das PDF erstellt – mit deinem Briefpapier, falls hinterlegt.

Status

Entwurf – Formular kann bearbeitet werden
Unterschriften ausstehend – Formular gesperrt, Unterschriften fehlen noch
Abgeschlossen – alle Unterschriften liegen vor, das PDF ist erstellt

Protokoll zurücksetzen

Musst du ein Protokoll mit Status Unterschriften ausstehend oder Abgeschlossen korrigieren, klicke auf Zurücksetzen. Vorhandene Unterschriften und das PDF werden entfernt und das Protokoll ist wieder ein Entwurf. Danach gibst du es erneut zur Unterschrift frei.

PDF ansehen und per E-Mail senden

Bei abgeschlossenen Protokollen öffnest du das PDF über die Vorschau. Mit Per E-Mail senden verschickst du es an den Kunden. Dafür muss ein Kunde verknüpft sein – direkt oder über das gewählte Objekt bzw. Projekt.

Protokolle in der Zeiterfassung

Im Zeiteintrag gibt es den Bereich Protokolle. So legst du ein Protokoll zu einem Arbeitseinsatz an:

Speichere den Zeiteintrag zuerst.
Wähle im Zeiteintrag einen Kunden oder eine andere Verknüpfung.
Klicke im Bereich Protokolle auf Neues Protokoll.

Dort siehst du auch den Status, kannst Protokolle bearbeiten, löschen und die PDF Vorschau öffnen. Mehr zur Zeiterfassung: Arbeitszeiten erfassen.

Wo Protokolle erscheinen

im Menü Protokolle (mit Suche)
in der Kundendetailseite und in den Projektdetails im Bereich Protokolle
im jeweiligen Zeiteintrag

Rechte der Mitarbeiter

Lesezugriff: Protokolle ansehen und eigene Protokolle in der Zeiterfassung anlegen.
Schreibzugriff: alle Protokollfunktionen, inklusive Vorlagen verwalten.