E-Rechnung in Hawepro – ZUGFeRD-PDF, XML-Export & Leitweg-ID

Hawepro erstellt deine Rechnungen automatisch als E-Rechnung. Du musst dafür nichts extra einschalten.

So funktioniert die E-Rechnung in Hawepro

Sobald du eine Rechnung abschließt und sie eine Rechnungsnummer erhält, erzeugt Hawepro ein ZUGFeRD-PDF (Version 2.5.2, Profil EN 16931). Das ist ein normales, lesbares PDF, in das die Rechnungsdaten zusätzlich als maschinenlesbare XML-Datei eingebettet sind.

Das gilt für alle Rechnungen mit Rechnungsnummer, auch für Abschlags-, Schluss- und Stornorechnungen sowie Gutschriften. Entwürfe sind noch keine E-Rechnung.

Im selben Schritt erzeugt Hawepro zusätzlich eine XRechnung: eine reine XML-Datei aus denselben Rechnungsdaten, in der die Rechnung als PDF-Sichtkopie eingebettet ist. Beide Dateien werden beim Abschließen archiviert.

In der Rechnungsliste erkennst du E-Rechnungen am E-Badge vor der Rechnungsart. Fährst du mit der Maus darüber, erscheint: „Die PDF-Datei ist eine E-Rechnung und kann direkt an deinen Steuerberater weitergeleitet werden.“

XML-Datei einer Rechnung exportieren

Manche Empfänger möchten nur die XML-Datei:

Öffne die Rechnung oder klicke in der Rechnungsliste auf Aktionen.
Wähle im Bereich Export den Punkt X-Rechnung exportieren.

Die Option erscheint nur bei abgeschlossenen Rechnungen.

Rechnung als XRechnung versenden

Manche Empfänger – vor allem Behörden und größere Unternehmen – möchten statt des PDFs eine reine XRechnung. Das wählst du beim Versand der Rechnung unter Rechnung senden als → XRechnung, siehe Rechnung versenden – E-Mail & WhatsApp. Eine Leitweg-ID brauchst du dafür nicht.

Damit Hawepro beim Abschließen eine XRechnung erzeugen kann, müssen diese Angaben vorhanden sein:

in deinen Unternehmensdaten der Name des Unternehmens, die Steuernummer oder USt-IdNr (als Kleinunternehmer die Steuernummer), die vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort), eine Bankverbindung mit Bank und IBAN, eine Telefon- oder Mobil-Nummer und eine E-Mail-Adresse, siehe Unternehmen – alle Bereiche erklärt
beim Kunden eine E-Mail-Adresse oder E-Mail-Adresse für Rechnungen und eine vollständige Adresse (Straße, PLZ, Ort). Eine Adresse als Freitext reicht dafür nicht.

Fehlt beim Abschließen eine dieser Angaben, wird die Rechnung trotzdem abgeschlossen – nur ohne XRechnung. Ergänze dann die fehlenden Angaben in deinen Einstellungen oder beim Kunden und speichere die Rechnung erneut. Dabei erzeugt Hawepro die XRechnung. Das gilt auch für Rechnungen, die abgeschlossen wurden, bevor Hawepro XRechnungen erzeugt hat.

Mehrere Rechnungen auf einmal exportieren

Öffne Rechnungen und klicke auf Mehr Aktionen → Rechnungen exportieren.
Wähle Jahr und Monat.
Wähle das Format:
- Ausgangsrechnungsbuch (PDF)
- PDF-Zip (E-Rechnung ZUGFeRD) – alle Rechnungs-PDFs als ZIP-Datei
- XML-Zip (X-Rechnung ZUGFeRD) – alle XML-Dateien als ZIP-Datei
- DATEV-XML-Export – nur im Professional-Tarif und wenn der DATEV-Export eingerichtet ist, siehe DATEV-Export einrichten
Klicke auf Exportieren.

Hinweis: Für Zeiträume vor 2025 gibt es das Format XML-Zip nicht.

Diese Angaben brauchst du

Deine Unternehmensdaten

Hinterlege unter Einstellungen → Unternehmen → Finanzamt & Steuerinformationen deine Steuernummer und/oder USt-IdNr. Diese Angaben werden auf deinen Angeboten und E-Rechnungen verwendet. Mehr dazu in Unternehmen – alle Bereiche erklärt.

Öffentliche Auftraggeber: Leitweg-ID

Rechnest du für eine Behörde ab, lege den Kunden mit dem Kundentyp Behörde an. Dort ist die Leitweg-Id ein Pflichtfeld. Hawepro übernimmt sie in die E-Rechnung als Referenz des Käufers. Details in Kundenformular (Anlegen & Bearbeiten).

Ist keine Leitweg-ID vorhanden, verwendet Hawepro stattdessen die Projektnummer beim Empfänger aus der Rechnung oder deine Kundennummer.

Rechnungen ohne Umsatzsteuer

Im Bereich Steuer der Rechnung gibt es zwei Optionen mit 0 % Umsatzsteuer:

Rechnung als Subunternehmer (0%) – für Bauleistungen, bei denen dein Auftraggeber die Umsatzsteuer schuldet (Reverse Charge nach §13b UStG). Hawepro berechnet dann keine Umsatzsteuer, auch nicht in der E-Rechnung.
Rechnung als Kleinunternehmer (0%) – wenn du als Kleinunternehmer keine Umsatzsteuer ausweist.

Den passenden Hinweistext pflegst du unter Einstellungen → Texte (z. B. Gesetzestexte für Subunternehmer).

Tipp: Kläre mit deinem Steuerberater, welche steuerliche Einstellung für deine Rechnung die richtige ist.