Kundenformular (Anlegen & Bearbeiten)

Mit dem Kundenformular legst du neue Kunden an oder bearbeitest bestehende.

• Neu anlegen: In der Kundenübersicht auf Neuer Kunde klicken.
• Bearbeiten: Auf der Kundendetailseite auf das Bleistift-Symbol klicken oder in der Kundenübersicht im Aktionsmenü Kunden bearbeiten wählen.

Kundentyp wählen

Ganz oben wählst du den Kundentyp. Je nach Typ ändern sich die Felder.

• Privat – private Auftraggeber, z. B. Max Mustermann
• Firma – gewerbliche Kunden, z. B. eine GmbH oder Hausverwaltung
• Behörde – öffentliche Auftraggeber wie Gemeinden, Ämter oder Schulen

Eigene Kundennummer

Im Feld Eigene Kundennummer kannst du eine eigene Nummer eintragen, z. B. aus deiner bisherigen Software. Lässt du das Feld leer, vergibt Hawepro automatisch eine Kundennummer. Ist die Nummer schon vergeben (auch bei archivierten Kunden), erhältst du einen Hinweis.

Felder je Kundentyp

Privat

• Anrede (Vorschläge wie Frau, Herr, Familie)
• Vorname / Nachname – mindestens eines der beiden Felder muss ausgefüllt sein

Firma

• Firmenname (Pflicht)
• Steuernummer
• USt-IdNr
• E-Mail-Adresse für Rechnungen – z. B. die Adresse der Buchhaltung

Behörde

• Behördenname (Pflicht)
• Leitweg-Id (Pflicht) – bekommst du von deinem öffentlichen Auftraggeber
• E-Mail-Adresse für Rechnungen

Kontaktdaten (alle Kundentypen)

• E-Mail-Adresse – muss ein gültiges Format haben. Tipp: Nutze eine Adresse, die dein Kunde regelmäßig liest.
• Ansprechpartner – ist ein Ansprechpartner hinterlegt, wird er für die Anrede genutzt (z. B. „Guten Tag Max Mustermann“).
• Telefon und Mobil – für den Versand per WhatsApp muss beim Kunden eine gültige Telefonnummer hinterlegt sein.
• Alternative Briefanrede – eine individuelle Anrede für deine Angebote und Rechnungen, z. B. „Liebe Familie Mustermann“.
• Tags (Komma getrennt) – Schlagwörter zum Kategorisieren, siehe Tags.

Pflichtfelder sind mit einem roten * markiert.

Zusätzliche Ansprechpartner

Hat ein Kunde mehrere Kontaktpersonen (z. B. Bauleitung, Buchhaltung), legst du sie hier an. Mit Kontakt hinzufügen fügst du einen Kontakt hinzu, mit Kontakt entfernen löschst du ihn.

Pro Kontakt: Name* sowie optional Telefon, Mobil, E-Mail und Notiz.

Tipp: Nutze die Notiz, um die Rolle festzuhalten, z. B. „Bauleitung“ oder „Rechnungsprüfung“.

Adressen

Unter Adressen kannst du beliebig viele Adressen anlegen, z. B. Hauptsitz und Baustelle.

1. Klicke auf Adresse hinzufügen.
2. Gib eine Bezeichnung ein, z. B. „Hauptsitz“ oder „Baustelle Nord“.
3. Wähle den Modus:
   • Normal: Straße und Hausnummer, PLZ, Ort und Land
   • Freitext: Vollständige Anschrift in freier Form – praktisch für besondere Formate oder Zusätze wie „3. OG links“
4. Bestätige mit Übernehmen.

Eine Adresse ist die Standard-Adresse. Über Als Standard setzen legst du eine andere fest. In Projekten kannst du später auswählen, welche Adresse und welcher Ansprechpartner verwendet werden.

Eine noch offene Adresse musst du vor dem Speichern mit Übernehmen bestätigen oder verwerfen.

Zahlungsbedingungen

Die Zahlungsbedingungen werden als Voreinstellung in Angebote und Rechnungen für diesen Kunden übernommen. Im einzelnen Dokument kannst du sie jederzeit anpassen.

• Skonto vergeben – blendet die Skonto-Felder ein:
  • Skonto in %
  • Zahlungsziel in Tagen (mit Skonto)
• Zahlungsziel in Tagen (ohne Skonto)
• Umsatzsteuer in %

Bei neuen Kunden werden Zahlungsziel und Umsatzsteuer aus deinen Unternehmens-Einstellungen vorbelegt. Nutzt du die Kleinunternehmerregelung, steht die Umsatzsteuer auf 0 %.

Notizen zum Kunden

Freies Textfeld für interne Infos, z. B. „Schlüssel liegt beim Nachbarn“ oder „Bevorzugt telefonischen Kontakt“. Die Notiz wird auf der Kundendetailseite angezeigt.

Speichern

Klicke oben rechts auf Speichern. Fehlt ein Pflichtfeld oder ist ein Wert ungültig, wird das Feld markiert. Nach dem Anlegen eines neuen Kunden bleibst du im Formular und siehst eine Erfolgsmeldung.

Bearbeitet gerade ein anderer Nutzer denselben Kunden, siehst du oben einen Hinweis.