Rechnung versenden – E-Mail & WhatsApp + E-Mail-Verlauf
So schickst du eine Rechnung per E-Mail oder WhatsApp an deinen Kunden und behältst den Überblick über versendete E-Mails.
Per E-Mail senden
- Öffne das Aktionsmenü – in der Rechnungsliste in der Zeile der Rechnung oder in der geöffneten Rechnung.
- Wähle im Bereich Kommunikation z. B. Rechnung senden (bzw. Schlussrechnung senden; nach dem ersten Versand … erneut senden).
- Prüfe Empfänger (E-Mail-Adresse), Betreff und Anschreiben.
- Optional: Cc (Kopie an), Bcc (Blindkopie an), Datei anhängen (max. 5MB) oder Rechnung mit Passwort schützen.
- Sende die E-Mail ab.
Bei passwortgeschützten Rechnungen musst du das Passwort separat übermitteln, z. B. per Telefon. Cc und Bcc funktionieren dann nicht.
Versendete Rechnungen erhalten in der Liste das Badge Versendet.
PDF-Rechnung oder XRechnung
Beim Versand einer Rechnung wählst du unter Rechnung senden als, in welcher Form sie beim Empfänger ankommt:
- PDF-Rechnung – die Voreinstellung und für fast alle Kunden richtig. Dein Kunde erhält ein normales PDF. Die E-Rechnung (ZUGFeRD) steckt schon darin, du musst nichts weiter tun.
- XRechnung – nur wählen, wenn dein Kunde sie ausdrücklich verlangt, z. B. Behörden, Städte oder Schulen. Dein Kunde erhält die XML-Datei
Rechnung_<Rechnungsnummer>.xml. Unter der Auswahl ist PDF zum Lesen mitschicken vorausgewählt – lass den Haken gesetzt, denn die XML-Datei können viele Kunden ohne passendes Programm nicht öffnen.
Beide Dateien hat Hawepro schon beim Abschließen der Rechnung erzeugt. Beim Versand wird nichts neu erstellt, jede E-Mail enthält also genau dieselbe Rechnung – auch beim erneuten Senden.
Ist XRechnung ausgegraut, steht darunter kurz, was beim Abschließen gefehlt hat, z. B. Fehlt: deine Bankverbindung. Unter So holst du sie nach steht, was zu tun ist: Ergänze die fehlenden Angaben in deinen Einstellungen oder beim Kunden und speichere die Rechnung erneut. Welche Angaben nötig sind, erklärt E-Rechnung in Hawepro.
Über WhatsApp senden
Wähle im Aktionsmenü Über WhatsApp senden. Diese Funktion gibt es im Business- und Professional-Tarif.
E-Mail-Verlauf
In der Rechnungsliste findest du über Mehr Aktionen → E-Mail-Verlauf anzeigen alle versendeten E-Mails zu Rechnungen.