Rechnung abschließen – Entwurf, Rechnungsnummer & Korrektur
Eine Rechnung in Hawepro ist zuerst ein Entwurf. Erst wenn du sie abschließt, erhält sie eine Rechnungsnummer und ist fertig zum Versenden.
Entwurf und abgeschlossene Rechnung
| Entwurf | Abgeschlossene Rechnung | |
|---|---|---|
| Rechnungsnummer | keine – in der Liste steht Entwurf | wird beim Abschließen vergeben |
| Positionen & Texte bearbeiten | ja | nein |
| Löschen | ja, mit Entwurf löschen | nein – nur stornieren oder Gutschrift |
| Zahlung erfassen, Mahnen | nein | ja |
| E-Rechnung | nein | ja, siehe E-Rechnung in Hawepro |
Rechnung abschließen
Neue Rechnung:
- Fülle die Rechnung aus und klicke auf Speichern.
- Hawepro fragt: „Jetzt Rechnung abschließen und Rechnungsnummer erzeugen?“
- Wähle Ja, Rechnung abschließen – oder Als Entwurf speichern, wenn du später weitermachen willst.
Gespeicherter Entwurf:
- Öffne den Entwurf.
- Wähle im Aktionsmenü Rechnung abschließen und bestätige mit Ja, Rechnung abschließen.
Das prüft Hawepro beim Abschließen
Beim Abschließen muss ein Leistungszeitraum angegeben sein – oder du setzt den Haken bei Leistungszeitraum entspricht Rechnungsdatum. Einen Entwurf kannst du auch ohne diese Angabe speichern. Außerdem prüft Hawepro u. a., ob ein Empfänger gewählt ist, ob die Umsatzsteuer angegeben ist und ob die Positionen vollständig sind.
Was nach dem Abschließen gesperrt ist
Positionen einer Rechnung mit Rechnungsnummer können nicht mehr bearbeitet werden. Gesperrt sind u. a.:
- Leistungen (Abschnitte und Positionen)
- Einleitungstexte (Vorbemerkungen, Anschreiben) und Abschlusstexte
- Leistungszeitraum und Steuer
- Zahlungsbedingungen (Zahlungsziel, Skonto)
Korrektur speichern
Bei einer abgeschlossenen Rechnung heißt der Speichern-Button Korrektur speichern. Damit sicherst du Änderungen an Angaben, die noch bearbeitbar sind, z. B. Tags oder die PDF-Optionen. Das PDF der Rechnung wird danach neu erstellt.
Musst du Beträge oder Positionen ändern, hast du zwei Möglichkeiten:
- Gutschrift erstellen – korrigiert einen Teil der Rechnung, die Rechnung bleibt bestehen. Siehe Gutschrift zu einer Rechnung erstellen.
- Stornieren – hebt die ganze Rechnung auf. Danach erstellst du eine neue, korrigierte Rechnung. Siehe Rechnungen stornieren.
Entwurf löschen
Einen Entwurf löschst du in der Rechnungsliste oder in der Rechnung über Aktionen → Entwurf löschen. Abgeschlossene Rechnungen kannst du nicht löschen.
Rechnung kopieren
Für eine ähnliche Rechnung kopierst du eine bestehende:
- Klicke bei einer abgeschlossenen Rechnung auf Aktionen → Rechnung kopieren.
- Bestätige mit Rechnung kopieren. Die Kopie wird als Entwurf an den Anfang der Rechnungsübersicht gesetzt.
- Öffne sie mit Zum kopierten Rechnungsentwurf.
Kopieren kannst du normale Rechnungen. Abschlags- und Schlussrechnungen aus einer Abschlagsreihe lassen sich nicht kopieren. Im Prepaid-Tarif kostet das Kopieren 10 Aktionspunkte.