Auftragsbestätigung und Kostenvoranschlag aus dem Angebot

Aus jedem Angebot kannst du zusätzlich eine Auftragsbestätigung (AB) und einen Kostenvoranschlag (KV) erzeugen. Beide nutzen die Positionen des Angebots – du musst nichts doppelt erfassen.

Auftragsbestätigung

Die Auftragsbestätigung ist ein eigenes PDF mit der Nummer AB- plus Angebotsnummer (z. B. „Auftragsbestätigung AB-1001“).

Drucken

Wähle im Angebot oder in der Angebotsliste Aktionen → Auftragsbestätigung drucken. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.

Versenden

Unter Aktionen im Bereich Kommunikation:

• Auftragsbestätigung per E-Mail senden
• Auftragsbestätigung per WhatsApp senden (nicht im Prepaid-Tarif)

Voraussetzungen: Das Angebot ist gespeichert und hat einen Kunden oder ein Objekt als Empfänger. Bei abgelehnten oder abgebrochenen Angeboten gibt es keine Auftragsbestätigung. Bei Verbindlich angenommen kannst du sie nur drucken.

Nach dem E-Mail-Versand

• Das Angebot erhält das Badge AB verschickt.
• Im Verlauf des Kunden wird „Auftragsbestätigung zu Angebot … per E-Mail versendet.“ eingetragen.
• Die E-Mail erscheint im E-Mail-Verlauf des Angebots.

Der Versand per WhatsApp setzt kein Badge und keinen Verlaufseintrag.

Texte der Auftragsbestätigung

• Einstellungen → Texte → Formulierungen für Angebote:
  • Anschreiben für Auftragsbestätigung – Einleitungstext der AB
  • Zusatztext für Auftragsbestätigung – erscheint unterhalb der Positionen. Mit Standardmäßig aktiviert ist er in neuen Angeboten direkt eingeschaltet.
• Im Angebot: Unter Zusätzliche Bemerkungen für Auftragsbestätigung passt du den Zusatztext für dieses eine Angebot an.
• Einstellungen → Texte → E-Mail-Texte → E-Mail für Auftragsbestätigungen – Vorlage für den E-Mail-Text.

Bestätigungsseite zum Unterschreiben im Angebots-PDF

Unabhängig von der separaten AB kannst du an das Angebots-PDF eine Seite anhängen, die dein Kunde unterschrieben zurückschickt:

1. Öffne im Angebot Weitere Einstellungen → PDF.
2. Setze den Haken bei Auftragsbestätigung ans PDF anhängen und speichere.

Die Seite heißt „Bestätigung des Angebotes … vom …“ und endet mit einer Unterschriftszeile für den Kunden. Den Text legst du unter Einstellungen → Texte → Text für Angebotsbestätigung (Kundenunterschrift) fest. Dort kannst du die Variablen {{datum}} (Angebotsdatum) und {{betrag}} (Gesamtbetrag) verwenden.

Soll die Seite bei jedem neuen Angebot dabei sein, aktiviere Einstellungen → Druckeinstellungen → Voreinstellungen → Auftragsbestätigung an jedes Angebot standardmäßig anhängen.

Kostenvoranschlag

Aktivieren

1. Öffne das Angebot.
2. Setze unter Weitere Einstellungen → PDF den Haken bei Zusätzlich einen Kostenvoranschlag erstellen.
3. Speichere das Angebot.

Beim Speichern entsteht neben dem Angebots-PDF ein zweites PDF mit der Überschrift „Kostenvoranschlag“ und der Nummer K- plus Angebotsnummer. Die Bestätigungsseite zum Unterschreiben wird im Kostenvoranschlag nicht angehängt.

Drucken und versenden

• Aktionen → Kostenvoranschlag drucken
• Aktionen → Kostenvoranschlag per E-Mail senden (im geöffneten Angebot)

Die E-Mail-Vorlage dafür findest du unter Einstellungen → Texte → E-Mail-Texte → E-Mail für Kostenvoranschläge.