Angebote online annehmen lassen

Mit der Online-Angebotsannahme schickst du deinem Kunden statt eines PDF-Anhangs einen Link. Über diesen Link sieht er das Angebot im Browser und kann den Auftrag direkt online erteilen.

Voraussetzungen

• In Einstellungen → Unternehmen → Online-Angebotsannahme sind hinterlegt:
  • AGB
  • Widerrufsbelehrung (für Verbraucher/B2C)
  • Datenschutz-URL
  • Impressum-URL
• Beim Kunden ist eine E-Mail-Adresse hinterlegt.

Solange einer der vier Einträge fehlt, lässt sich der Schalter nicht aktivieren.

Online-Angebotsannahme aktivieren

1. Öffne Einstellungen → Unternehmen.
2. Klappe den Bereich Online-Angebotsannahme auf.
3. Trage AGB, Widerrufsbelehrung, Datenschutz-URL und Impressum-URL ein.
4. Setze den Haken bei Online-Angebotsannahme aktivieren und speichere.

Angebot mit Annahme-Link versenden

1. Öffne das Angebot oder die Angebotsliste.
2. Wähle Aktionen → Angebot per E-Mail senden.
3. Im E-Mail-Dialog ist Link zur Online-Angebotsannahme senden bereits angehakt, sobald die Funktion aktiv ist.
4. Sende die E-Mail ab.

Der Link wird beim Versand erzeugt und in den E-Mail-Text eingefügt. Das Angebot wird in diesem Fall nicht als PDF angehängt. Nimmst du den Haken raus, geht die E-Mail wie gewohnt mit PDF-Anhang raus.

Der Link ist so lange gültig wie das Angebot (Gültigkeitsdauer ab Angebotsdatum), höchstens 180 Tage. Danach sieht dein Kunde den Hinweis „Link ungültig oder abgelaufen.“

Was dein Kunde sieht

1. Postleitzahl bestätigen: Vor dem Anzeigen muss der Kunde seine Postleitzahl eingeben. Nach mehreren Fehlversuchen wird der Zugang vorübergehend gesperrt.
2. Angebot ansehen: Das PDF wird angezeigt und kann heruntergeladen werden.
3. Angebot annehmen: Der Kunde gibt seinen vollständigen Namen ein, kann optional eine Nachricht an dich schreiben und bestätigt die AGB. Bei Privatkunden muss er zusätzlich die Widerrufsbelehrung bestätigen. MwSt und Gesamtbetrag werden angezeigt.
4. Mit Auftrag verbindlich erteilen (bei Privatkunden Auftrag kostenpflichtig erteilen) schließt er die Annahme ab.

Danach erhält dein Kunde eine Bestätigungs-E-Mail mit dem Angebot als PDF. Du bekommst eine Benachrichtigung an die E-Mail-Adresse deines Unternehmens, inklusive einer eventuellen Nachricht des Kunden.

Ein bereits angenommenes Angebot kann über den Link nicht noch einmal angenommen werden.

Nach der Annahme

• Das Angebot erhält den Status Verbindlich angenommen und kann nicht mehr bearbeitet werden.
• Soll der Auftrag doch nicht zustande kommen, wähle Aktionen → Angebot abbrechen. Das Angebot erhält dann den Status Abgebrochen.

Wichtig: Beim Abbrechen wird dein Kunde nicht automatisch informiert – das musst du selbst übernehmen.

Angebot nach dem Versand ändern

Wenn du ein bereits geteiltes Angebot speicherst, weist dich Hawepro darauf hin: Der bestehende Link wird ungültig und dein Kunde kann das Angebot darüber nicht mehr annehmen. Sende das geänderte Angebot anschließend erneut, damit dein Kunde einen neuen Link erhält.

Hat dein Kunde das Angebot in der Zwischenzeit bereits online angenommen, kannst du es nicht mehr speichern.

Hinweis: Der Text für Angebotsbestätigung (Kundenunterschrift) unter Einstellungen → Texte gehört nicht zur Online-Annahme. Er erscheint auf der Bestätigungsseite im Angebots-PDF, die der Kunde unterschreibt (siehe Auftragsbestätigung & Kostenvoranschlag).