Arbeitszeiten erfassen

In der Zeiterfassung hältst du Arbeitszeiten, Abwesenheiten, Material und Tätigkeitsberichte fest – für dich selbst oder für deine Mitarbeiter.

Neue Zeit erfassen

1. Öffne in der Navigation Zeiterfassung.
2. Wähle oben unter Mitarbeiter die Person aus. Bei Alle Mitarbeiter musst du erst einen Mitarbeiter auswählen.
3. Klicke auf Zeit erfassen.
4. Wähle den Zeittyp und das Datum.
5. Fülle die weiteren Bereiche aus und klicke auf Speichern.

Eingeladene Mitarbeiter landen nach der Anmeldung direkt in ihrer eigenen Zeiterfassung. Die Zeiten anderer Mitarbeiter sehen und bearbeiten nur der Hauptaccount, Administratoren und Mitarbeiter mit Schreibzugriff auf Mitarbeiterverwaltung.

Nach dem Speichern kannst du über Neuer Zeiteintrag direkt die nächste Zeit anlegen.

Zeittypen

Arbeit, Kurzarbeit Null, Krank, Urlaub, Urlaub (unbezahlt), Abwesend, Feiertag, Überstundenabbau und Sonstiges.

• Bei Krank, Urlaub, Urlaub (unbezahlt), Abwesend und Feiertag gibst du einen Zeitraum mit Von und Bis an. Bei Urlaub zeigt Hawepro an, wie viele Arbeitstage der Zeitraum umfasst – Wochenenden und Feiertage sind ausgenommen.
• Bei Überstundenabbau trägst du nur die Stunden ein (0,25 bis 23,75). Mehr dazu im Artikel Überstundenkonto.
• Wie Urlaubsanträge funktionieren, erklärt Urlaub beantragen und freigeben.

Welche Feiertage abgezogen werden, hängt vom Bundesland ab, das du in den Einstellungen unter Unternehmen im Bereich Arbeitszeiten / Urlaubsanträge / Feiertage hinterlegst. Ohne Bundesland werden nur bundesweite Feiertage berücksichtigt.

Verknüpfung

Unter Verknüpfung ordnest du die Zeit einem Kunden, einem Angebot oder Rechnung, einem Objekt oder einem Projekt zu. Welche Tabs erscheinen, hängt von deinen Rechten ab.

Arbeitsleistung

• Beginn, Ende, Fahrzeit und Pause wählst du in 15-Minuten-Schritten. Über Individuelle Zeit eingeben kannst du minutengenau tippen, mit Zurück zur Auswahl (15-Min-Schritte) wechselst du zurück.
• Ist-Stunden/Tag berechnet Hawepro aus Ende minus Beginn minus Pause. Die Fahrzeit wird separat erfasst.
• Beschreibung der Tätigkeit und Sonstige Notizen für den Arbeitsbericht
• Tags, z. B. „Wartung“ oder „Baustelle A“, zum späteren Filtern

Die Vorbelegung für Beginn, Ende und Pause stellst du in den Einstellungen unter Unternehmen mit Arbeitsbeginn, Pause und Arbeitsende ein.

Dateien und Bilder

Datei-Uploads in der Zeiterfassung sind nur im Business- oder Professional-Tarif verfügbar.

Protokolle

Ist das Modul Protokolle für dich freigeschaltet, erscheint der Bereich Protokolle. Speichere zuerst den Zeiteintrag und wähle eine Verknüpfung aus, dann kannst du über Neues Protokoll ein Protokoll anlegen. Details: Protokolle ausfüllen und unterschreiben.

Verwendete Materialien

• Suche über Material suchen in deinen Materialien oder lege mit Material hinzufügen eine freie Zeile an (Material, Menge, Einheit, Beschreibung).
• Vom Großhändler importieren erscheint, wenn du einen Großhändler per IDS Connect verbunden hast. Speichere den Zeiteintrag vorher. Im Business-Tarif ist der Import nicht verfügbar.

Kundenabnahme mit Unterschrift

Bei gespeicherten Arbeitszeiten siehst du oben den Status: Arbeitsleistung erfasst → Kunden unterschreiben lassen.

1. Klicke auf Kunden unterschreiben lassen.
2. Prüfe die Zusammenfassung auf der Seite Kundenabnahme.
3. Lass den Kunden unter Unterschrift Kunde unterschreiben und klicke auf Übernehmen, dann auf Speichern.

Über Aktionen kannst du danach Abnahme drucken oder Abnahme per E-Mail senden (nur mit hinterlegten Kundendaten). Mit Abnahme korrigieren bearbeitest du den Eintrag erneut – die Änderungen musst du dann wieder unterschreiben lassen.

Zeiten drucken

1. Stelle in der Zeiterfassung einen Mitarbeiter und über Filter den gewünschten Zeitraum ein.
2. Klicke auf Zeiten drucken.
3. Wähle optional Mit Bemerkungen drucken (Notiz und Arbeitsbericht als Anhang) und Mit Dokumenten drucken.
4. Klicke auf Drucken. Das PDF öffnet sich in einem neuen Tab.

Kosten im Prepaid-Tarif

Im Prepaid-Tarif kostet jeder neue Zeiteintrag 5 Aktionspunkte. Das Bearbeiten bestehender Einträge ist kostenlos.

Tipp: Über Verlauf anzeigen siehst du, wann ein Eintrag angelegt oder geändert wurde – und ob das Unternehmen oder der Mitarbeiter die Änderung gemacht hat.