Überstundenkonto

Hawepro führt für jeden Mitarbeiter automatisch ein Überstundenkonto. Es vergleicht die erfassten Arbeitsstunden mit den Soll-Stunden aus den hinterlegten Wochenstunden.

Wo sehe ich den Saldo?

In der Zeiterfassung: Wähle oben einen einzelnen Mitarbeiter. Die Karte Überstundenkonto zeigt den Saldo, z. B. +12:30 h (grün) oder -3:00 h (rot), dazu Ist, Soll und – falls vorhanden – Abbau und Abgegolten/Korrektur.
In der Mitarbeiterliste in der Spalte Überstunden.

Hauptaccount und Administratoren sehen die Salden aller Mitarbeiter. Ein Mitarbeiter sieht nur seinen eigenen Saldo.

So wird gerechnet

Überstunden = erfasste Arbeitsstunden minus Soll-Stunden, plus oder minus Buchungen.

Als Arbeitszeit zählen Einträge mit dem Zeittyp Arbeit: Ende minus Beginn minus Pause. Fahrzeit zählt nicht mit.
Das Soll ergibt sich aus den Stunden pro Woche des Mitarbeiters – gleichmäßig auf Montag bis Freitag verteilt oder nach der hinterlegten Verteilung auf Wochentage.
Urlaub, Urlaub (unbezahlt), Krank, Feiertag, Abwesend und gesetzliche Feiertage heben das Soll für den Tag auf. Kurzarbeit Null ist neutral.
Der aktuelle Tag zählt erst mit den bereits erfassten Stunden, damit kein Minus entsteht, bevor der Tag vorbei ist.

Voraussetzung: Wochenstunden

Trage beim Mitarbeiter unter Arbeitszeit die Stunden pro Woche ein (siehe Mitarbeiter anlegen und einladen). Fehlen sie, rechnet Hawepro ersatzweise mit einer 40-Stunden-Woche. Du siehst dann den Hinweis Wochenstunden fehlen mit dem Link Jetzt Wochenstunden beim Mitarbeiter eintragen.

Ändert sich die Wochenarbeitszeit, füge beim Mitarbeiter einen neuen Zeitabschnitt mit Gültig ab hinzu. Jeder Tag wird dann mit dem Modell gerechnet, das an diesem Tag galt.

Ab wann gezählt wird

Das Konto startet mit dem Gültig ab-Datum des ersten Zeitabschnitts. Gibt es nur einen Abschnitt, startet es mit dem ersten erfassten Zeiteintrag. Alles davor wird nicht gezählt.

Bestehende Über- oder Minusstunden aus der Zeit davor übernimmst du über einen Eröffnungssaldo.

Überstunden abbauen (Freizeitausgleich)

Freizeitausgleich erfasst der Mitarbeiter selbst als Zeiteintrag:

Zeiterfassung → Zeit erfassen
Zeittyp Überstundenabbau wählen
Datum und Stunden eintragen (z. B. 4) und speichern

Die freie Zeit wird sofort vom Saldo abgezogen.

Überstunden abgelten oder Eröffnungssaldo buchen

Nur Hauptaccount und Administratoren sehen den Button Abgelten.

Wähle in der Zeiterfassung den Mitarbeiter und klicke in der Karte auf Abgelten.
Wähle die Art:
- Auszahlung: Die Stunden werden ausbezahlt und vom Saldo abgezogen.
- Eröffnungssaldo: einmaliger Startsaldo für bereits vorhandene Über- oder Minusstunden. Negative Werte sind erlaubt (z. B. -3 oder 12). Diese Option erscheint nur, solange noch kein Eröffnungssaldo gebucht ist.
Trage Stunden, Datum und optional eine Notiz ein, z. B. „mit Maigehalt ausgezahlt“.
Klicke auf Buchen.

Buchungen prüfen und korrigieren

Über Buchungen anzeigen siehst du alle Buchungen mit Datum, Art, Stunden, Notiz und Erfasst von. Eine falsche Buchung entfernst du über das Papierkorb-Symbol. Das kann nicht rückgängig gemacht werden – lege danach bei Bedarf eine neue Buchung an.