Urlaub beantragen und freigeben

Mit Urlaubsanträgen tragen deine Mitarbeiter ihren Urlaub nicht mehr direkt ein, sondern beantragen ihn. Du gibst den Antrag frei oder lehnst ihn ab.

Urlaubsanträge aktivieren

Öffne Einstellungen → Tab Unternehmen.
Klappe den Bereich Arbeitszeiten / Urlaubsanträge / Feiertage auf.
Setze den Haken bei Urlaubsanträge aktivieren und speichere.

Wähle im selben Bereich dein Bundesland. Dann rechnet Hawepro die Urlaubstage ohne Wochenenden und ohne die Feiertage deines Bundeslands.

Ist die Option aus, wird Urlaub wie bisher direkt eingetragen.

So beantragt ein Mitarbeiter Urlaub

Der Mitarbeiter öffnet in seinem Zugang die Zeiterfassung und klickt auf Zeit erfassen.
Er wählt den Zeittyp Urlaub oder Urlaub (unbezahlt) sowie Von und Bis. Darunter steht, wie viele Arbeitstage der Zeitraum umfasst.
Er klickt auf Urlaub beantragen.

Der Antrag erscheint mit dem Status Noch nicht freigegeben. Der Hauptaccount bekommt eine E-Mail „Neuer Urlaubsantrag“ mit Link zum Antrag.

Anträge entstehen nur, wenn ein Mitarbeiter seinen eigenen Urlaub einträgt. Urlaub, den du für andere Mitarbeiter oder im Hauptaccount erfasst, wird direkt eingetragen.

Urlaubskontingent überschritten

Übersteigt bezahlter Urlaub den Resturlaub, erscheint Urlaubskontingent überschritten. Der Mitarbeiter kann abbrechen oder den Antrag mit Trotzdem beantragen einreichen. Offene und abgelehnte Anträge zählen nicht gegen das Kontingent.

Anträge freigeben oder ablehnen

Offene Anträge findest du so:

Auf dem Dashboard erscheint ein Hinweis wie „2 offene Urlaubsanträge warten auf deine Freigabe.“ mit dem Link Anträge ansehen.
In der Zeiterfassung filterst du über Filter → Urlaubsfreigabe → Noch nicht freigegeben. Solange dieser Filter aktiv ist, wird der Zeitraum ignoriert.

In der Liste stehen bei offenen Anträgen zwei Symbole:

Häkchen = Freigeben. Übersteigt der Urlaub den Resturlaub, fragt Hawepro nach – mit Trotzdem freigeben bestätigst du.
Kreuz = Ablehnen. Du kannst eine Begründung (optional) eintragen und klickst auf Ablehnen.

Der Mitarbeiter bekommt die Entscheidung per E-Mail, bei einer Ablehnung inklusive Begründung. In der Liste siehst du danach Freigegeben oder Abgelehnt. Die Begründung erscheint beim Überfahren des Status.

Entscheiden dürfen der Hauptaccount, Administratoren und Mitarbeiter mit Schreibzugriff auf Mitarbeiterverwaltung. Den eigenen Antrag kann niemand selbst freigeben.

Was Mitarbeiter danach noch ändern können

Solange Urlaubsanträge aktiv sind, gilt für den eigenen Urlaub:

Offene Anträge kann der Mitarbeiter bearbeiten.
Einen abgelehnten Antrag kann er anpassen und erneut einreichen – er wird wieder zu Noch nicht freigegeben.
Freigegebenen Urlaub kann er nicht mehr bearbeiten, nur löschen oder einen neuen Antrag stellen.
Urlaub, der begonnen hat oder in der Vergangenheit liegt, kann er weder bearbeiten noch löschen. In der Liste erscheint ein Schloss. Änderungen macht dann der Arbeitgeber.

Resturlaub im Blick

Den Jahresanspruch hinterlegst du beim Mitarbeiter im Feld Urlaubstage. In der Mitarbeiterliste zeigt die Spalte Urlaub (übrig/gesamt) den Resturlaub.