Arbeitszeiten in eine Rechnung übernehmen

Erfasste Arbeitszeiten und Materialien übernimmst du mit wenigen Klicks als Positionen in eine Rechnung. Hawepro merkt sich, welche Zeiten bereits abgerechnet sind.

Hinweis: Der Import aus der Zeiterfassung ist nur im Professional-Tarif verfügbar.

Zeiten importieren

1. Öffne die Rechnung (oder das Angebot) und gehe zu den Leistungen.
2. Öffne im Abschnitt das Aktionsmenü (Plus-Symbol).
3. Wähle Aus Zeiterfassung importieren.
4. Markiere die gewünschten Einträge.
5. Klicke auf Übernehmen bzw. z. B. 3 Einträge übernehmen.

Welche Zeiten angezeigt werden

Im Dialog erscheinen nur Einträge mit dem Zeittyp Arbeit, die noch nicht auf einer Rechnung verbucht sind.

Ist die Rechnung mit einem Angebot, Projekt oder Kunden verknüpft, zeigt der erste Tab passende Zeiten, z. B. Zeiten zur Rechnung / Projekt oder Zeiten zum aktuellen Projekt. Du kannst die Auswahl erweitern:

• Alle Zeiten zu diesem Kunden anzeigen – auch aus anderen Projekten
• Auch Angebotsbezug – bezieht Einträge mit Angebotsbezug ein
• Gesamte Zeiterfassung – durchsucht alle Zeiten, z. B. nach Kunde, Projekt oder Mitarbeiter

Über Weitere Filter grenzt du nach Mitarbeiter und Monat ein.

Was übernommen wird

Pro Zeiteintrag legt Hawepro an:

• eine Position Arbeitsleistung mit den Stunden (Ende minus Beginn minus Pause) in der Einheit „h“. Fahrzeit wird nicht übernommen.
• als Preis den Abrechenbaren Stundenlohn beim Kunden des Mitarbeiters. Ist keiner hinterlegt, wird das Lohnprofil „Standard“ verwendet.
• die im Eintrag erfassten Materialien als eigene Materialpositionen

Die Positionen kannst du danach wie gewohnt anpassen.

Verbucht oder offen?

Sobald ein Zeiteintrag auf einer Rechnung steht, gilt er als verbucht – auch wenn die Rechnung noch ein Entwurf ist.

• In der Zeiterfassung trägt der Eintrag das Badge Verbucht mit Link zur Rechnungsnummer bzw. Entwurf.
• Über Filter → Verbuchung wählst du Verbucht oder Nicht verbucht. So findest du schnell alle Zeiten, die noch abgerechnet werden müssen.

Offene Zeiten im Projekt

In den Projektdetails findest du zwei Bereiche:

• Zeiterfassung – alle Zeiteinträge zum Projekt
• Nicht gebuchte Zeit – Einträge, die noch auf keiner Rechnung stehen. Diesen Bereich sehen nur Nutzer mit Zugriff auf Rechnungen.

In den Projektdetails zeigt ein Balken außerdem, wie viele Stunden Verbucht und wie viele noch Offen sind. Mehr zu Projekten: Projekt anlegen und Projektdetails.