Mitarbeiter anlegen und einladen

Unter Mitarbeiter legst du dein Team an. Du kannst Mitarbeiter nur für die Zeiterfassung führen oder ihnen einen eigenen Zugang zu Hawepro geben.

Voraussetzungen

• Mitarbeiter kannst du nur in einem aktiven Professional-Tarif hinzufügen. Sonst erscheint der Hinweis „Professional-Tarif erforderlich“.
• Neue Mitarbeiter legt nur der Hauptaccount an. Mitarbeiterzugänge – auch Administratoren – erhalten den Hinweis „Hauptaccount erforderlich“.
• Jeder Mitarbeiter kostet einen Aufpreis. Vor dem Anlegen zeigt dir Hawepro den Betrag und das Abrechnungsintervall (monatlich oder jährlich) zzgl. USt. an. Aktuell sind das 7 € pro Monat bzw. 84 € pro Jahr. Ist der Preis für Mitarbeiter in deinem Tarif enthalten, werden 0 € angezeigt.

Mitarbeiter anlegen

1. Öffne in der Navigation Mitarbeiter.
2. Klicke auf Mitarbeiter anlegen.
3. Fülle die Stammdaten aus:
   • Anrede, Vorname *, Nachname *
   • E-Mail (Pflicht, wenn du den Mitarbeiter einlädst) und Telefonnummer
   • Urlaubstage: Jahresanspruch, daraus berechnet Hawepro den Resturlaub
   • Stundenlohn (Lohnkosten): Brutto-Stundensatz für die Lohnkosten in Projekten
   • Abrechenbarer Stundenlohn beim Kunden: wird verwendet, wenn du Arbeitszeiten in eine Rechnung übernimmst
4. Trage unter Arbeitszeit die Stunden pro Woche ein (z. B. 40 für Vollzeit).
5. Optional: Setze den Haken bei Ja, Mitarbeiter zu Hawepro einladen und lege die Zugriffsrechte fest.
6. Klicke auf Hinzufügen und bestätige den Preis im Dialog.

Arbeitszeit richtig hinterlegen

Aus den Wochenstunden berechnet Hawepro die Soll-Stunden – die Grundlage für das Überstundenkonto.

• Stunden ungleich auf Wochentage verteilen: Nur nötig bei ungleicher Teilzeit (z. B. Mo 8 h, Di 4 h, Mi frei). Ohne Verteilung wird gleichmäßig auf Montag bis Freitag gerechnet.
• Arbeitszeit hat sich geändert? Zeitabschnitt hinzufügen: Wechselt jemand z. B. von Teilzeit auf Vollzeit, legst du einen weiteren Zeitabschnitt mit Gültig ab-Datum an. Frühere Zeiträume werden dann mit den alten Stunden gerechnet.
• Sobald es mehrere Zeitabschnitte gibt, braucht jeder ein eigenes, eindeutiges Gültig ab-Datum. Das Datum des ersten Abschnitts ist zugleich der Start des Überstundenkontos.

Tipp: Fehlen die Wochenstunden, rechnet Hawepro ersatzweise mit einer 40-Stunden-Woche. In der Mitarbeiterliste siehst du dann ein Warnsymbol in der Spalte Überstunden.

Ohne Einladung: Zeiten selbst erfassen

Lädst du den Mitarbeiter nicht ein, hat er keinen eigenen Zugang. In der Liste steht unter Verwaltet von dann dir (Manuelle Zeiterfassung) – du erfasst seine Zeiten selbst. Eine Einladung kannst du jederzeit über das Aktionsmenü mit Zu Hawepro einladen nachholen.

So läuft die Einladung ab

1. Dein Mitarbeiter erhält eine E-Mail „Einladung zur Handwerkersoftware Hawepro“ mit dem Button Jetzt registrieren.
2. Auf der Registrierungsseite ist die E-Mail-Adresse vorausgefüllt. Er vergibt ein Passwort, wiederholt es, bestätigt AGB und Datenschutzbestimmungen und klickt auf Registrieren.
3. Danach bekommt er eine zweite E-Mail mit dem Button Jetzt aktivieren.
4. Nach der Aktivierung meldet er sich im Mitarbeiterzugang unter zeit.hawepro.de mit E-Mail und Passwort an. Dort gibt es auch Passwort vergessen?.

Bis zur Aktivierung hat der Mitarbeiter in der Liste den Status unbestätigt, danach aktiviert.

Einladung erneut senden

Ist die Einladung nicht angekommen, öffne in der Mitarbeiterliste das Aktionsmenü (⋮) des Mitarbeiters und wähle Einladung erneut senden. Im Dialog kannst du die E-Mail-Adresse noch korrigieren und klickst auf Einladung senden.

Hinweis: Der Mitarbeiter-Login funktioniert nur, solange dein Unternehmen einen Professional-Tarif hat.