FAQ – Häufige Fragen zum Anlegen von Kunden in Hawepro

Muss ich alle Felder im Kundenformular ausfüllen?

Nein, du musst nicht jedes Feld ausfüllen.

Pflichtfelder sind nur die Angaben, die für eine saubere Angebotserstellung/Rechnungserstellung notwendig sind (z. B. Name des Kunden). Je mehr Daten du hinterlegst, desto komfortabler arbeitest du später, aber du kannst mit wenigen Basisinfos starten und den Rest nachtragen.

Was ist der Unterschied zwischen Privatkunde, Firma und Behörde?

• Privatkunde – klassische Privatkunden (z. B. Hausbesitzer).
• Firma – gewerbliche Kunden wie GmbHs, Handwerksbetriebe, Hausverwaltungen. Hier kannst du z. B. die USt-ID hinterlegen.
• Behörde – Kommunen, Städte, Schulen, Ämter usw. Zusätzlich kannst du hier die Leitweg-ID für E-Rechnungen speichern.

Kann ich einen Kunden nachträglich bearbeiten?

Ja.

Öffne die Kundenakte und passe dort z. B. Adresse, Ansprechpartner, Telefonnummer oder Zahlungsbedingungen an. Änderungen wirken sich auf neue Dokumente aus, bereits erstellte Dokumente bleiben in der Regel unverändert.

Kann ich Kunden löschen oder deaktivieren?

• Wenn du einen Kunden in Hawepro löscht, wird er "intern" archiviert. Aktuell zeigen wir noch nicht die archivierten Kunden an. Diese Funktion wird aber kommen.

Wie importiere ich bestehende Kunden aus einer anderen Software?

Über die Kundenübersicht kannst du Kunden per CSV/Excel importieren.

Empfohlener Ablauf:

1. CSV/Excel-Datei aus alter Software exportieren oder von Excel
2. In Hawepro im Bereich Kunden den Import starten
3. Spalten zuordnen (z. B. Name, Straße, PLZ, Ort, E-Mail)
4. Import abschließen und prüfen

Wofür brauche ich die Leitweg-ID?

Die Leitweg-ID wird für das E-Rechnungsformat (XRechnung/ZUGFeRD) bei öffentlichen Auftraggebern benötigt.

Wenn du für Städte, Gemeinden, Schulen oder andere Behörden arbeitest, bekommst du diese Leitweg-ID in der Regel von deinem Auftraggeber. Hinterlege sie beim Kundentyp „Behörde“, damit sie automatisch bei E-Rechnungen genutzt werden kann.

Was passiert, wenn ein Kunde mehrere Ansprechpartner hat?

Nutze die Funktion „Zusätzliche Kontakte“ im Kundenformular:

• Lege für jeden Ansprechpartner einen eigenen Kontakt an (z. B. Bauleiter, Buchhaltung).
• So weiß dein Team immer, wen es wofür ansprechen muss.
• Je nach Prozess kannst du unterschiedliche Kontakte in Notizen oder Dokumenten erwähnen.

Wie nutze ich die Zahlungsbedingungen sinnvoll?

Lege in den Zahlungsbedingungen das fest, was für den Kunden typisch ist:

• Standardzahlungsziel (z. B. 14 oder 30 Tage)
• Skontoregelung, wenn der Kunde oft schnell zahlt

Für besondere Projekte (z. B. Abschlagsrechnungen) kannst du die Konditionen direkt im Angebot oder in der Rechnung anpassen.

Sehe ich in der Kundenakte alle Angebote und Rechnungen des Kunden?

Ja.

In der Kundenakte findest du eine Übersicht aller Angebote, Rechnungen und Termine, die mit diesem Kunden verknüpft sind – inklusive Historie.

So kannst du jederzeit nachvollziehen:

• Wann der erste Kontakt war
• Welche Angebote abgegeben wurden
• Welche Rechnungen offen, bezahlt oder überfällig sind