FAQ – Häufige Fragen zu Kunden in Hawepro

Muss ich alle Felder im Kundenformular ausfüllen?

Nein. Pflicht sind nur:

Privat: Vorname oder Nachname
Firma: Firmenname
Behörde: Behördenname und Leitweg-Id

Alles Weitere kannst du später nachtragen. Details: Kundenformular

Was ist der Unterschied zwischen Privat, Firma und Behörde?

Privat – private Auftraggeber, z. B. Hausbesitzer.
Firma – gewerbliche Kunden. Hier hinterlegst du z. B. Steuernummer, USt-IdNr und eine E-Mail-Adresse für Rechnungen.
Behörde – öffentliche Auftraggeber wie Gemeinden oder Schulen. Hier ist die Leitweg-Id Pflicht.

Kann ich einen Kunden nachträglich bearbeiten?

Ja. Klicke auf der Kundendetailseite auf das Bleistift-Symbol oder wähle in der Kundenübersicht im Aktionsmenü Kunden bearbeiten.

Kann ich Kunden löschen?

Kunden werden nicht gelöscht, sondern archiviert. Archivierte Kunden findest du in der Kundenübersicht im Tab Archivierte Kunden und kannst sie dort über Kunden wiederherstellen zurückholen. Details: Kunden archivieren und wiederherstellen

Wie importiere ich Kunden aus einer anderen Software?

Exportiere deine Kunden als .xlsx- oder .csv-Datei und klicke in der Kundenübersicht auf Importieren. Wichtig: Die Datei braucht eine Spalte mit der Kundennummer. Details: Kunden importieren

Wofür brauche ich die Leitweg-Id?

Die Leitweg-Id brauchst du, wenn du E-Rechnungen an öffentliche Auftraggeber schickst. Du bekommst sie von deinem Auftraggeber und trägst sie beim Kundentyp Behörde ein. Mehr dazu: E-Rechnung (ZUGFeRD/XRechnung)

Was mache ich, wenn ein Kunde mehrere Ansprechpartner hat?

Lege sie im Kundenformular unter Zusätzliche Ansprechpartner mit Kontakt hinzufügen an. In der Notiz hältst du fest, wer wofür zuständig ist.

Kann ein Kunde mehrere Adressen haben?

Ja. Unter Adressen legst du beliebig viele Adressen an, z. B. Hauptsitz und Baustelle, und markierst eine als Standard.

Wie nutze ich die Zahlungsbedingungen sinnvoll?

Hinterlege, was für den Kunden typisch ist – Zahlungsziel, Skonto und Umsatzsteuer. Diese Werte werden in neue Angebote und Rechnungen übernommen. Im einzelnen Dokument kannst du sie jederzeit anpassen.

Sehe ich alle Angebote und Rechnungen eines Kunden?

Ja. In der Kundenakte auf der Kundendetailseite findest du u. a. Termine, Projekte, Angebote, Lieferscheine, Rechnungen, Eingangsrechnungen und Dateien. Im Verlauf protokolliert Hawepro automatisch z. B. neue Angebote und Rechnungen, und du kannst eigene Einträge wie Telefonnotizen ergänzen.