Neuen Kunden anlegen – das Kundenformular

Beim Klick auf „Kunden anlegen“ öffnet sich das Formular. Hier entscheidest du zuerst, welcher Kundentyp angelegt werden soll.

Kundentyp wählen: Privatkunde, Firma oder Behörde

• Privatkunde

  Nutze diesen Typ für private Auftraggeber (z. B. Herr Müller, Frau Schneider).

• Firma
  • Für Gewerbekunden, z. B. „Musterbau GmbH“.
  • Zusätzliche Felder wie USt-ID stehen zur Verfügung.
• Behörde
  • Für öffentliche Auftraggeber (Gemeinde, Stadt, Amt, Schule etc.).
  • Zusätzlich kannst du hier die Leitweg-ID hinterlegen – wichtig für E-Rechnungen wie XRechnung/ZUGFeRD.

Je nach Auswahl werden passende Felder im Formular eingeblendet.

Allgemeine Felder im Kundenformular – Erklärung & Tipps

Die folgenden Felder gibt es bei allen Kundentypen.

E-Mail-Adresse

• Hier trägst du die Haupt-E-Mail-Adresse des Kunden ein.
• Dorthin werden standardmäßig Angebote, Rechnungen und andere Dokumente aus Hawepro per E-Mail verschickt (sofern du den Versand per E-Mail wählst).

Tipp: Nutze eine Adresse, die dein Kunde regelmäßig liest (nicht nur info@, wenn dort wenig passiert).

Tipp: Nutze eine Adresse, die dein Kunde regelmäßig liest (nicht nur info@, wenn dort wenig passiert).

Ansprechpartner

• Name der Person, die statt Vor- und Nachname verwendet werden soll.
• Der Ansprechpartner wird auf Dokumenten genutzt, um den Angebots- und Rechnungsempfänger direkt anzusprechen (z. B. im Anschreiben).

Beispiel:

„Sehr geehrte Frau Schneider“ statt nur „Sehr geehrte Damen und Herren“.

Telefonnummer

• Telefonnummer deines Kunden oder Ansprechpartners.
• Diese Nummer kann z. B. genutzt werden, um Angebote und Rechnungen direkt per WhatsApp zu versenden – so kann dein Kunde auf die Unterlagen direkt via Handy zugreifen.

Tipp: Wenn möglich, eine Mobilnummer verwenden.

Alternative Briefanrede

• Hier kannst du eine individuelle Anrede für Anschreiben und Dokumente hinterlegen.
• Praktisch, wenn du den Kunden anders ansprechen möchtest als nur „Sehr geehrte Damen und Herren“ oder wenn besondere Anreden gebraucht werden.

Beispiele:

• „Liebe Familie Müller“
• „Sehr geehrter Herr Dr. Meier“

Zusätzliche Kontakte

• Wenn es mehrere Ansprechpartner gibt (z. B. Chef, Bauleiter, Buchhaltung), kannst du hier weitere Kontakte hinterlegen.
• Du behältst im Blick, wer wofür zuständig ist.

Typische Rollen als Notiz hinterlegen:

• Inhaber / Geschäftsführung
• Bauleiter / Projektleiter
• Buchhaltung / Rechnungsprüfung

Adressdaten

Standard-Adressfelder:

• Straße
• Hausnummer
• PLZ
• Ort
• Land

Diese Adresse wird z. B. für Angebote, Rechnungen und Anfahrtsplanung verwendet.

Freitext für Adressdaten (z. B. Anfahrtbeschreibung)

• Für besondere Hinweise, die über die normale Adresse hinausgehen.

  Ideal für komplizierte Adressen, z. B.:

  • „3. OG, Hinterhof links“
  • „Zufahrt über Tor B, Klingel ‚Werkstatt‘“
  • „Baustelleneinfahrt gegenüber Haus Nr. 12“

Diese Infos helfen deinem Team, den Ort schneller zu finden.

Zahlungsbedingungen

Hier legst du die Standard-Zahlungsbedingungen für diesen Kunden fest.

Mögliche Inhalte:

• Skonto:
  • Ja/Nein
  • z. B. „2 % Skonto bei Zahlung innerhalb von 10 Tagen“
• Zahlungsfristen:
  • z. B. „Zahlbar innerhalb von 14 Tagen ohne Abzug“

Wichtig:

• Die hier hinterlegten Konditionen werden als Voreinstellung für Angebote und Rechnungen übernommen.
• Du kannst sie jederzeit direkt im Angebot oder in der Rechnung überschreiben, wenn es im Einzelfall anders sein soll.

Notizen zum Kunden

• Freies Textfeld für alle Infos, die sonst nirgends so richtig hinpassen.

  Beispiele:

  • „Mag lieber telefonischen Kontakt als E-Mail“
  • „Schlüssel liegt beim Nachbarn (Herr Schulz)“
  • „Empfindlich beim Thema Lärmbelastung – vorab ankündigen“

Diese Notizen sind nur intern sichtbar und helfen dir und deinem Team im Alltag.