Kunden archivieren und wiederherstellen
In Hawepro können Kunden nicht endgültig gelöscht werden. Stattdessen werden Kunden archiviert. Dadurch bleiben wichtige Kundendaten, Dokumente und Zusammenhänge erhalten und können bei Bedarf später wiederhergestellt werden.
Kunden archivieren
Wenn ein Kunde nicht mehr aktiv benötigt wird, kannst du ihn archivieren.
So gehst du vor:
- Öffne in Hawepro die Kundenübersicht.
- Suche den gewünschten Kunden in der Liste.
- Öffne beim jeweiligen Kunden das Aktionsmenü.
- Wähle dort die Funktion Archivieren aus.
- Bestätige die Archivierung, falls eine Rückfrage erscheint.
Der Kunde wird anschließend aus der aktiven Kundenübersicht entfernt und ins Archiv verschoben.
Was passiert beim Archivieren?
Beim Archivieren wird der Kunde nicht gelöscht. Die Kundendaten bleiben weiterhin gespeichert. Dazu gehören zum Beispiel:
- Stammdaten des Kunden
- zugehörige Angebote
- Rechnungen
- Notizen
- Dokumente
- weitere verknüpfte Vorgänge
So bleiben bereits erstellte Unterlagen und geschäftliche Nachweise weiterhin erhalten.
Archivierte Kunden wiederherstellen
Archivierte Kunden können bei Bedarf wiederhergestellt werden. Nach der Wiederherstellung erscheint der Kunde wieder in der aktiven Kundenübersicht und kann wie gewohnt weiterverwendet werden.
Das ist zum Beispiel hilfreich, wenn ein ehemaliger Kunde später erneut einen Auftrag erteilt.
Warum können Kunden nicht mehr gelöscht werden?
Das dauerhafte Löschen von Kunden kann problematisch sein, wenn bereits Angebote, Rechnungen oder andere Dokumente mit dem Kunden verknüpft sind. Durch die Archivierung bleiben diese Daten nachvollziehbar erhalten, ohne dass der Kunde weiterhin in der aktiven Übersicht angezeigt wird.
Die Archivierung ist daher die sicherere Variante, um Kunden aus der laufenden Arbeit auszublenden, ohne wichtige Daten versehentlich zu verlieren.