Kunden importieren (Excel/CSV)
Mit dem Import übernimmst du viele Kunden auf einmal – z. B. beim Wechsel aus einer anderen Software.
Datei vorbereiten
- Unterstützt werden Excel-Dateien (.xlsx) und CSV-Dateien (.csv). Alte .xls-Dateien speicherst du vorher in Excel als .xlsx.
- Die erste Zeile muss die Spaltenüberschriften enthalten, ab der zweiten Zeile folgt ein Kunde pro Zeile.
- Die Datei braucht mindestens 5 Spalten.
- Die Datei muss eine Spalte mit einer Kundennummer enthalten.
- Jeder Kunde braucht einen Vornamen, Nachnamen oder Firmennamen.
Kunden importieren
- Öffne die Kundenübersicht und klicke oben rechts auf Importieren.
- Im Dialog Datei auswählen wählst du deine Excel- oder CSV-Datei aus.
- Im Schritt Felderzuweisung ordnest du jedem Feld unter Verfügbare Felder von Hawepro eine Spalte aus deiner Datei zu. Spalten mit passenden Überschriften (z. B. „Vorname“, „PLZ“, „E-Mail“) werden automatisch zugeordnet. Felder, die du nicht brauchst, lässt du auf - keine Zuweisung -.
- Klicke auf Weiter.
- Bestätige die Frage Jetzt importieren? mit Jetzt importieren.
Diese Felder kannst du zuordnen
Kundennummer, Anrede, Vorname, Nachname, Firmenname, Ansprechpartner, Straße (optional Hausnummer), Hausnummer, Postleitzahl, Ort, Land/Länderkürzel, Telefon, Telefon (Mobil), E-Mail-Adresse, E-Mail-Adresse (für Rechnungen), Steuernummer, USt-IdNr., Leitweg-Id und Notiz.
Wichtig:
- Kundennummer muss zugeordnet sein, sonst schlägt der Import mit einer Fehlermeldung fehl. Die Nummer wird als eigene Kundennummer gespeichert.
- Mindestens eines der Felder Vorname, Nachname oder Firmenname muss zugeordnet sein.
- Hausnummer ordnest du nur zu, wenn sie nicht schon in der Straßen-Spalte steht.
So werden die Daten übernommen
- Kundentyp: Mit Firmenname wird der Kunde als Firma angelegt, mit Firmenname und Leitweg-Id als Behörde, sonst als Privat.
- Land: Ist kein gültiges Land angegeben, wird Deutschland verwendet.
- Adresse: Pro Kunde wird eine Adresse übernommen.
- Tags und zusätzliche Ansprechpartner kannst du nicht importieren – die ergänzt du danach im Kundenformular.
- Bestehende Kunden werden nicht aktualisiert, es werden nur neue Kunden angelegt.
Übersprungene Datensätze
Nach dem Import siehst du entweder Alle Kundendaten wurden erfolgreich importiert. oder eine Tabelle mit den Datensätzen, die nicht importiert wurden – inklusive Grund:
- Vorname/Nachname/Firma fehlt – die Zeile enthält keinen Namen.
- Kundennummer bereits vorhanden – die Nummer gibt es schon bei einem bestehenden oder archivierten Kunden oder sie kommt mehrfach in der Datei vor.
Korrigiere diese Zeilen in deiner Datei und importiere nur sie erneut.