Gutschrift zu einer Rechnung erstellen (Teilgutschrift)
Mit einer Gutschrift schreibst du deinem Kunden einen Teil einer Rechnung gut – z. B. nach einer Reklamation oder als Preisnachlass. Die ursprüngliche Rechnung bleibt dabei bestehen.
Gutschrift oder Storno?
- Gutschrift: Du korrigierst einen Teil der Rechnung, z. B. einzelne Positionen, eine geringere Menge oder einen Kulanzbetrag. Die Rechnung bleibt gültig.
- Storno: Du hebst die ganze Rechnung auf. Sie wird als storniert markiert und kann nicht mehr bearbeitet werden – siehe Rechnungen stornieren.
Wann kann ich eine Gutschrift erstellen?
Die Aktion Gutschrift erstellen gibt es für abgeschlossene Rechnungen (auch Schlussrechnungen), die nicht storniert sind. Für Entwürfe, stornierte Rechnungen, Abschlags- und Anzahlungsrechnungen ist sie nicht verfügbar.
So erstellst du eine Gutschrift
- Öffne Rechnungen und klicke bei der Rechnung auf Aktionen – oder öffne die Rechnung und nutze dort das Aktionsmenü.
- Wähle Gutschrift erstellen.
- Setze unter Positionen auswählen einen Haken bei den Positionen, die du gutschreiben willst, und passe bei Bedarf die Menge an. Hawepro rechnet mit dem Einzelpreis aus der Rechnung.
- Optional: Füge unter Freie Gutschrift (Kulanz / Preisnachlass) mit Position hinzufügen einen freien Betrag hinzu – mit Bezeichnung und Betrag (netto).
- Trage den Grund der Gutschrift ein, z. B. Reklamation oder Preisnachlass.
- Prüfe die Summe: Nettobetrag, Umsatzsteuer und Gutschriftsbetrag.
- Klicke auf Gutschrift erstellen.
Die Gutschrift bekommt sofort eine eigene Nummer. Danach kannst du sie über Vorschau ansehen oder Per E-Mail senden.
Gut zu wissen
- Mehrere Gutschriften: Zu einer Rechnung kannst du mehrere Gutschriften erstellen. Oben siehst du die Bereits erstellten Gutschriften.
- Keine Über-Gutschrift: Pro Position kannst du insgesamt höchstens die Menge aus der Rechnung gutschreiben – über alle Gutschriften hinweg. Ist eine Position bereits vollständig gutgeschrieben, weist Hawepro dich darauf hin.
- Steuersatz: Freie Positionen werden mit dem Steuersatz der Rechnung gutgeschrieben. Bei Rechnungen ohne Umsatzsteuer sind das 0 %.
- Eine Zeile pro freier Position: Jede freie Position braucht Bezeichnung und Betrag – oder du entfernst die Zeile wieder.
- Nummer: Die Gutschrift erhält eine Nummer aus demselben Nummernkreis wie deine Rechnungen.
- E-Rechnung: Auch die Gutschrift wird als E-Rechnung erstellt, siehe E-Rechnung in Hawepro.
- In der Liste: Gutschriften erscheinen in der Rechnungsliste. Du kannst sie dort öffnen, drucken, versenden und exportieren.