Protokollvorlagen erstellen und bearbeiten
Eine Protokollvorlage legt fest, welche Felder ein Protokoll hat – zum Beispiel für ein Abnahme- oder Wartungsprotokoll. Jedes Protokoll erstellst du anschließend aus einer Vorlage.
Voraussetzungen
- Das Modul Protokolle ist unter Einstellungen → Features aktiviert (siehe Features aktivieren).
- Du nutzt den Professional-Tarif oder den kostenlosen Professional-Test.
- Mitarbeiter brauchen Schreibzugriff auf Protokolle, um Vorlagen zu verwalten.
Neue Vorlage anlegen
- Öffne im Menü Protokolle und klicke auf Vorlagen verwalten.
- Klicke auf Neue Vorlage.
- Gib den Name der Vorlage ein (Pflicht), z. B. „Abnahmeprotokoll“.
- Klicke auf Feld hinzufügen, wähle die Art des Feldes und trage die Bezeichnung ein.
- Bestätige das Feld mit Übernehmen. Wiederhole das für alle weiteren Felder.
- Lege die Unterschriften und PDF-Einstellungen fest (siehe unten).
- Klicke auf Speichern.
Eine Vorlage braucht mindestens ein Feld. Ein offenes, noch nicht übernommenes Feld musst du vor dem Speichern mit Übernehmen bestätigen oder verwerfen. Rechts siehst du eine Vorschau des Formulars.
Feldarten
| Art des Feldes | Wofür |
|---|---|
| Text (einzeilig) | kurze Eingaben, z. B. Zählerstand-Nummer |
| Langtext (mehrzeilig) | Bemerkungen; Anzahl Zeilen einstellbar (1–20) |
| Datum / Uhrzeit | Termin- und Zeitangaben |
| Zahl | Messwerte; optional Minimum und Maximum |
| Haken (Ja/Nein) | einzelne Bestätigung |
| Auswahlbox, Einfachauswahl | eine Antwort aus mehreren Antwortmöglichkeiten |
| Mehrfachauswahl | mehrere Antworten aus einer Liste |
| Checkliste (dynamisch) | Prüfpunkte, die beim Ausfüllen hinzugefügt und abgehakt werden |
| Überschrift | gliedert das Protokoll in Abschnitte |
| Erklärtext | Hinweistext für die Person, die das Protokoll ausfüllt |
Felder mit Eingabe kannst du als Pflichtfeld markieren. Haken (Ja/Nein), Checkliste (dynamisch), Überschrift und Erklärtext können keine Pflichtfelder sein.
Mit Nach oben und Nach unten änderst du die Reihenfolge, mit Bearbeiten passt du ein Feld an.
Unterschriften
Unter Unterschriften schaltest du Mitarbeiter-Unterschrift und Kunden-Unterschrift einzeln ein oder aus. Bei einer neuen Vorlage sind beide eingeschaltet.
PDF: Nicht ausgefüllte Felder verstecken
Ist Nicht ausgefüllte Felder verstecken aktiv, werden leere Felder und Bereiche im Protokoll-PDF ausgeblendet. Ist der Schalter aus, wird alles gedruckt – egal ob ausgefüllt oder nicht.
Vorlagen bearbeiten, duplizieren, löschen
In der Vorlagenliste findest du pro Vorlage Bearbeiten, Duplizieren und Löschen. Eine Kopie erhält den Zusatz „(Kopie)“.
Protokolle übernehmen die Felder der Vorlage beim Erstellen. Spätere Änderungen an der Vorlage und das Löschen einer Vorlage wirken sich deshalb nicht auf bereits erstellte Protokolle aus.
Wie du ein Protokoll ausfüllst, liest du unter Protokolle ausfüllen und unterschreiben.