Aufgaben – Angebot als Arbeitsauftrag an Mitarbeiter zuweisen

Mit dem Modul Aufgaben gibst du ein Angebot als Arbeitsauftrag an einen oder mehrere Mitarbeiter weiter. Die Mitarbeiter sehen die Leistungen ohne Preise und haken sie auf der Baustelle Schritt für Schritt ab.

Voraussetzungen

Das Modul Aufgaben ist unter Einstellungen → Features aktiviert (siehe Features aktivieren).
Du nutzt den Professional-Tarif oder den kostenlosen Professional-Test.
Die Mitarbeiter, denen du Aufgaben zuweist, brauchen mindestens Lesezugriff auf Aufgaben.

Aufgabe aus einem Angebot erstellen

Aufgaben entstehen immer aus einem gespeicherten Angebot. Pro Angebot gibt es genau eine Aufgabe.

Öffne das Angebot.
Wähle im Aktionsmenü Als Aufgabe zuweisen.
Gib einen Titel ein (Pflicht) und optional eine Beschreibung mit Hinweisen für die Mitarbeiter.
Wähle unter Mitarbeiter zuweisen mindestens einen Mitarbeiter.
Optional: Trage Termin von und Termin bis ein. Es müssen entweder beide Felder oder keines ausgefüllt sein. Mit Termin wird automatisch ein Eintrag im Planer angelegt.
Optional: Setze den Haken bei Unterschrift erforderlich. Die Aufgabe kann dann erst abgeschlossen werden, wenn Mitarbeiter und Kunde unterschrieben haben. Diese Einstellung lässt sich später nicht mehr ändern.
Klicke auf Aufgabe erstellen.

Gibt es für das Angebot schon eine Aufgabe, heißt der Menüpunkt Zur Aufgabe und öffnet die bestehende Aufgabe.

Beim Erstellen übernimmt Hawepro die Positionen des Angebots, Kunde, Objekt und Projekt sowie hochgeladene Bilder und PDF-Dokumente des Angebots. Spätere Änderungen am Angebot wirken sich nicht mehr auf die Aufgabe aus.

Status und Fortschritt

Zugewiesen – noch keine Leistung abgehakt
In Arbeit – mindestens eine Leistung ist abgehakt
Abgeschlossen – die Aufgabe wurde abgeschlossen

Unter Leistungen hat jede Position mit Menge (z. B. Material, Arbeitsaufwand, Mischposition) einen Haken. Überschriften und Texte werden nur angezeigt. Der Fortschritt zeigt, wie viele Leistungen erledigt sind.

Aufgabe abschließen

Der Button Aufgabe abschließen ist erst aktiv, wenn alle Leistungen abgehakt sind und – falls Unterschrift erforderlich gesetzt ist – Mitarbeiter und Kunde im Bereich Unterschriften mit Namen unterschrieben haben. Nach dem Abschluss lassen sich Haken, Unterschriften und Dateien nicht mehr ändern.

Termin und Mitarbeiter ändern

Über Bearbeiten neben den Mitarbeitern änderst du zugewiesene Mitarbeiter und den Termin. Der Planer-Eintrag wird dabei angepasst.

Bilder und Dokumente

Im Bereich Bilder und Dokumente laden Mitarbeiter z. B. Fotos von der Baustelle hoch:

Formate: PDF, JPG, PNG
max. 6 MB pro Datei, eine Datei pro Upload
max. 50 Dateien pro Aufgabe

Arbeitsauftrag drucken oder per E-Mail senden

Im Aktionsmenü findest du Arbeitsauftrag drucken und Arbeitsauftrag per E-Mail senden. Das PDF enthält die Leistungen mit Haken, aber keine Preise, und – falls vorgesehen – die Unterschriften. Der E-Mail-Versand geht nur, wenn ein Kunde hinterlegt ist, und steht nur dem Hauptzugang und Admins zur Verfügung.

Archivieren und wiederherstellen

Über Aufgabe archivieren verschiebst du die Aufgabe in den Tab Archivierte Aufgaben. Das Angebot bleibt bestehen. Dort holst du sie mit Wiederherstellen zurück. Archivierte Aufgaben können nicht bearbeitet werden.

Rechte der Mitarbeiter

Lesezugriff: Der Mitarbeiter sieht nur die ihm zugewiesenen Aufgaben, hakt Leistungen ab, lädt Dateien hoch, unterschreibt, schließt ab und druckt den Arbeitsauftrag.
Schreibzugriff: Der Mitarbeiter sieht alle Aufgaben, erstellt neue und ändert Termin und Mitarbeiter.