Anzahlung, Abschlag, Teil- & Schlussrechnung – die Abrechnungswege

Bei größeren Aufträgen rechnest du oft nicht mit einer einzigen Rechnung ab. Hawepro bietet dafür vier Wege, die alle von einem Angebot ausgehen. Für welchen Weg du dich entscheidest, legst du mit der ersten Rechnung zum Angebot fest.

Die Rechnungen erstellst du im Angebot über Aktionen, Bereich Rechnung.

1. Anzahlungsrechnung

Mit einer Anzahlungsrechnung verlangst du vor Beginn der Arbeiten einen Prozentsatz der Angebotssumme.

1. Öffne das Angebot und klappe den Bereich Zahlung auf.
2. Wähle unter Anzahlungsrechnung den Prozentsatz, z. B. 30 % Anzahlung.
3. Optional: Trage einen Anzahlungstext ein.
4. Wähle im Aktionsmenü Anzahlungsrechnung erstellen.

Wichtig:

• Nach §641 BGB sind Handwerker generell vorleistungspflichtig und dürfen erst nach geleisteter Arbeit Abschlagszahlungen verlangen. Eine Anzahlung solltest du daher mit deinem Kunden vereinbaren.
• Solange eine Anzahlung eingestellt ist, kannst du keine normale Rechnung oder Schlussrechnung erstellen, bevor die Anzahlungsrechnung existiert.
• Abschläge und Teilrechnungen sind mit einer Anzahlung nicht möglich.
• Sobald es zum Angebot eine Rechnung gibt, kannst du den Prozentsatz nicht mehr ändern.
• Die Schlussrechnung zieht die Anzahlung automatisch ab.

2. Abschlag (kumulativ)

Kumulative Abschläge rechnen nach dem tatsächlichen Leistungsstand ab. Jeder weitere Abschlag berücksichtigt die vorherigen Abschläge und zieht sie ab.

1. Wähle im Angebot 1. Abschlag (kumulativ) erstellen.
2. Für jeden weiteren Abschlag wählst du 2. Abschlag (kumulativ) erstellen usw. Hawepro fragt dann, ob du Positionen aus Angebot übernehmen oder eine Leere Rechnung erstellen möchtest.
3. Zum Schluss wählst du Schlussrechnung erstellen.

3. Abschlag (pauschal)

Pauschale Abschläge sind feste Beträge, unabhängig vom Leistungsstand.

1. Wähle im Angebot 1. Abschlag (pauschal) erstellen.
2. Trage unter Pauschale den Pauschalbetrag ein. Er darf den offenen Restbetrag des Angebots nicht übersteigen.
3. Weitere Abschläge und die Schlussrechnung erstellst du genauso über das Aktionsmenü.

4. Teilrechnung pro Abschnitt

Du kannst einzelne Abschnitte eines gespeicherten Angebots getrennt abrechnen:

1. Öffne das Angebot.
2. Klicke im Kopf des Abschnitts auf das Rechnungssymbol Teilrechnung erstellen.

Bereits abgerechnete Abschnitte sind im Angebot gesperrt. Für die restlichen Abschnitte erstellst du am Ende die Schlussrechnung.

Reihenfolge & Regeln

• Erst abschließen, dann weiter: Den nächsten Abschlag oder die Schlussrechnung kannst du erst erstellen, wenn alle vorherigen Abschläge abgeschlossen sind (also kein Entwurf mehr). Wie das geht, steht in Rechnung abschließen, Entwurf & Korrektur.
• Schlussrechnung: Sie zieht alle vorherigen Abschläge bzw. die Anzahlung ab und zeigt in der Zusammenfassung den Gesamtbetrag nach allen Abzügen. Unter bezahlten Abschlägen steht im PDF ein Zahlungshinweis, z. B. „bezahlt ohne Skonto“ oder „teilweise bezahlt“.
• Warnung bei offenen Abschlägen: Ist für einen vorherigen Abschlag noch keine Zahlung erfasst, erscheint vor dem nächsten Schritt der Hinweis Offene Abschlagszahlungen. Du kannst direkt Zahlung erfassen oder Ohne Zahlung fortfahren. Die Beträge ändern sich dadurch nicht. Mehr in Zahlung erfassen.
• Stornieren: Abschläge kannst du nur stornieren, solange es noch keine Schlussrechnung gibt – und dann nur den jeweils letzten Abschlag. Eine Anzahlungsrechnung kannst du nur stornieren, solange es zum Angebot keine Schlussrechnung gibt. Siehe Rechnungen stornieren.

Tipp: Einen Überblick über alle Rechnungsarten findest du in Rechnungsarten verstehen.