Zahlung erfassen

Sobald dein Kunde zahlt, erfasst du den Zahlungseingang in Hawepro. So bleibt der Status aktuell und in Überfällig landen nur Rechnungen, die wirklich noch offen sind.

Zahlungen kannst du für abgeschlossene Rechnungen erfassen – nicht für Entwürfe, bezahlte oder stornierte Rechnungen.

Dialog öffnen

Du hast drei Wege:

• Rechnungsliste → Aktionsmenü der Rechnung → Zahlung erfassen
• geöffnete Rechnung → Aktionsmenü → Zahlung erfassen
• geöffnete Rechnung → Statusleiste → Zahlung erfassen

Zahlung eintragen

1. Trage im Dialog Zahlungseingang erfassen das Datum bei Zahlung erhalten am: ein.
2. Wähle Komplettzahlung oder Teilzahlung. Gab es schon Teilzahlungen, heißt die erste Option Restzahlung.
3. Bei einer Teilzahlung trägst du den Erhaltenen Betrag ein. Er muss größer als 0 und kleiner als der offene Betrag sein.
4. Hat die Rechnung Skonto, aktivierst du bei Bedarf Bezahlt mit Skonto.
5. Über Zahlungsinfos einblenden siehst du Bisherige Zahlungen, Bereits bezahlt, Noch offen und den Gesamtbetrag (jeweils auch mit Skonto).
6. Speichere den Dialog.

Status nach der Zahlung

• Teilbezahlt: Es ist noch ein Restbetrag offen. Erfasse weitere Teilzahlungen oder später die Restzahlung.
• Bezahlt: Der volle Betrag ist eingegangen. In der Rechnung steht dann z. B. „Die Rechnung wurde am 12.03.2026 mit 2% Skonto bezahlt."

Zahlungsverlauf ansehen

• In der Rechnung unter Weitere Einstellungen → Zahlung siehst du den Zahlungsverlauf mit allen Teilzahlungen und der Restzahlung.
• In der Rechnungsliste zeigt das Status-Badge beim Überfahren denselben Verlauf.

Ist eine Rechnung vollständig bezahlt und du hast Datum oder Skonto falsch erfasst, korrigierst du das in der Rechnung unter Zahlung mit Anpassen.

Warnung bei offenen Abschlagszahlungen

Wenn du einen weiteren Abschlag oder die Schlussrechnung erstellst und für einen vorherigen Abschlag noch keine Zahlung erfasst ist, zeigt Hawepro den Hinweis Offene Abschlagszahlungen. Du kannst:

• bei einem Abschlag direkt Zahlung erfassen und danach Fortfahren, oder
• Ohne Zahlung fortfahren.

Der Hinweis ändert keine Beträge: Vorherige Abschläge werden in der Schlussrechnung immer mit dem in Rechnung gestellten Betrag abgezogen – unabhängig davon, ob schon eine Zahlung erfasst ist. Mehr dazu in Anzahlung, Abschlag & Schlussrechnung.

Tipp: Zahlt dein Kunde nicht, erstellst du über Zahlungsaufforderung erstellen eine Zahlungserinnerung oder Mahnung – siehe Mahnungen & Zahlungserinnerung.