Angebot mit KI befüllen – Positionen aus einer Beschreibung erstellen
Mit dem KI-Assistenten beschreibst du einen Auftrag in eigenen Worten, und Hawepro schlägt dir passende Angebotspositionen vor – auf Wunsch auch Kunde, Vorhaben und Steuer. Die KI sucht dafür in deinen Stammdaten nach Materialien, Arbeitsaufwänden, Mischpositionen und Textbausteinen. Was sie dort nicht findet, legt sie als leere Position an, die du anschließend ergänzt.
Zustimmung zur Auftragsverarbeitung
Die KI-Verarbeitung ist Teil der Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung (AVV) ab Version 2026-10 (Anlage 2). Sie beschreibt, welche Daten für die KI an Amazon Web Services (Rechenzentrum Irland, EU) übermittelt werden.
- Neue Kunden stimmen dieser Fassung bei der Registrierung zu und können den Assistenten sofort nutzen.
- Bestehende Kunden sehen nach dem Login einen Hinweis auf die aktualisierte Vereinbarung. Wer noch nicht zugestimmt hat, wird beim ersten Öffnen des KI-Assistenten danach gefragt. Zustimmen kann nur der Inhaber des Hawepro-Kontos.
Unter Einstellungen → Profil → Vereinbarung zur Auftragsverarbeitung siehst du, welcher Fassung du wann zugestimmt hast, und kannst die Vereinbarung jederzeit als PDF lesen.
So funktioniert es
- Erstelle ein neues Angebot. Der KI-Assistent steht beim Erstellen zur Verfügung, nicht in bereits gespeicherten Angeboten.
- Klicke oben auf Mit KI befüllen (gekennzeichnet mit Beta).
- Beschreibe den Auftrag, zum Beispiel: „Angebot für Familie Müller, Bauvorhaben Badsanierung Lindenweg 3 in Köln: alte Wandfliesen entfernen, 30 m² Wandfliesen und 12 m² Bodenfliesen 60x60 verlegen, Silikonfugen erneuern, Anfahrt pauschal 45 €, 19 % MwSt.“
- Klicke auf Entwurf erstellen. Die KI braucht meist 20 bis 60 Sekunden. Währenddessen siehst du, wonach sie in deinen Stammdaten sucht.
- Prüfe den Vorschlag. Über die Häkchen wählst du aus, welche Angebotsdaten und Positionen übernommen werden.
- Klicke auf Übernehmen. Die Positionen werden als neue Abschnitte ans Angebot angehängt. Gespeichert wird erst, wenn du das Angebot wie gewohnt speicherst.
Kunde, Vorhaben und Steuer
Nennst du diese Angaben in deiner Beschreibung, zeigt die KI sie oben in der Vorschau unter Angebotsdaten an:
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Kunde: Die KI sucht den Kunden in deinem Kundenstamm. Findet sie ihn eindeutig, wird er übernommen. Ist er neu, öffnet sich beim Übernehmen der gewohnte Dialog Neuen Kunden anlegen mit den erkannten Daten – du prüfst, ergänzt und speicherst ihn selbst.
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Vorhaben: Die Bezeichnung des (Bau-)Vorhabens landet im Feld Vorhaben des Angebots.
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Steuer: „19 %“ bzw. „7 %“ setzt den Steuersatz. Bei Kleinunternehmer und Subunternehmer (§13b UStG) wird das Angebot ohne Umsatzsteuer (0 %) erstellt.
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Gesetzestexte: Passend dazu schlägt die KI Hinweise für die Schlusstexte vor:
- bei Privatkunden deinen Textbaustein „Allgemeine Gesetzestexte“ (z. B. Steuerbonus nach §35a EStG, Aufbewahrungspflicht),
- bei Subunternehmer deinen Textbaustein für Subunternehmer (§13b UStG),
- bei Kleinunternehmer einen freien Text „Gemäß § 19 UStG wird keine Umsatzsteuer berechnet.“
Eingefügt wird nur, was noch nicht im Angebot steht. Die Textbausteine pflegst du unter Einstellungen → Texte.
Sind Kunde, Vorhaben oder Steuer im Angebot schon ausgefüllt, ist das Häkchen dafür nicht gesetzt. Bestehende Angaben werden nur überschrieben, wenn du sie selbst anhakst.
Was die Kennzeichnungen bedeuten
| Kennzeichnung | Bedeutung |
|---|---|
| Stammdaten | Die Position stammt aus deinem Katalog, inklusive deiner Preise. |
| Leere Position | Kein passender Eintrag gefunden. Name, Menge und Einheit sind vorbelegt, Preis bitte prüfen. |
| Zeit geschätzt | Leerer Arbeitsaufwand: Die KI hat die Zeit pro Einheit geschätzt. Der Preis ergibt sich aus deinem Lohnprofil Standard. |
| Preis fehlt | Leere Material- oder sonstige Position ohne Preis. Bitte ergänzen. |
| Preis aus Eingabe | Du hast den Preis in deiner Beschreibung genannt. |
| Bitte prüfen | Die KI war sich unsicher, z. B. weil keine Menge angegeben war. |
Tipps für gute Ergebnisse
- Mengen und Einheiten nennen: „12 m² Bodenfliesen“ statt nur „Bodenfliesen“.
- Stammdaten pflegen: Je vollständiger deine Materialien und Arbeitsaufwände sind, desto mehr Positionen kommen direkt mit deinen Preisen.
- Fachbegriffe verwenden, die auch in deinen Stammdaten vorkommen.
- Preise nur nennen, wenn sie feststehen. Die KI erfindet keine Preise, sie übernimmt nur Preise aus deinen Stammdaten oder aus deiner Beschreibung.
Wichtig zu wissen
- Immer prüfen: Der Vorschlag ist KI-generiert. Kontrolliere Positionen, Mengen und Preise, bevor du das Angebot versendest.
- Nur für Angebote: Der Assistent bearbeitet ausschließlich Beschreibungen von Handwerks- und Bauaufträgen. Andere Anfragen (z. B. allgemeine Fragen, Texte oder Übersetzungen) lehnt er mit einem Hinweis ab. Auch eine abgelehnte Anfrage zählt zum Kontingent.
- Kontingent: Während der Beta stehen dir im Professional-Tarif 20 KI-Anfragen pro Monat zur Verfügung, im Testzeitraum 3. Wie viele du schon genutzt hast, siehst du im KI-Fenster.
- Datenschutz: Deine Beschreibung wird zur Verarbeitung an ein KI-Modell bei Amazon Web Services (AWS) in Irland (EU) übermittelt und nicht zum Training verwendet. Hawepro speichert deine Beschreibung nicht. Der erzeugte Entwurf wird gelöscht, sobald er im Angebot angezeigt wurde, spätestens nach einer Stunde. Für die Kundensuche erhält die KI nur Name, Kundennummer, PLZ und Ort passender Kunden – keine E-Mail-Adressen, Telefonnummern oder sonstigen Kundendaten. Gib in der Beschreibung nur an, was für das Angebot nötig ist.