Zahlungserinnerung & Mahnungen erstellen und versenden

Wenn eine Rechnung nicht bezahlt wurde, erstellst du in Hawepro eine Zahlungsaufforderung. Es gibt drei Stufen: Zahlungserinnerung, 1. Mahnung und 2. Mahnung.

Wann ist eine Zahlungsaufforderung möglich?

Die Aktion Zahlungsaufforderung erstellen gibt es für abgeschlossene Rechnungen, die noch nicht (vollständig) bezahlt sind. Für Entwürfe, bezahlte und stornierte Rechnungen steht sie nicht zur Verfügung.

Zahlungsaufforderung erstellen

1. Öffne Rechnungen und klicke bei der Rechnung auf Aktionen – oder öffne die Rechnung und nutze dort das Aktionsmenü.
2. Wähle Zahlungsaufforderung erstellen.
3. Wähle unter Einstellungen die Mahnungsart. Hawepro schlägt automatisch die nächste Stufe vor.
4. Prüfe das Fälligkeitsdatum. Vorbelegt sind 14 Tage ab heute.
5. Passe bei Bedarf den Mahnungstext an. Der Text ist bereits mit Anrede, offenem Betrag und deinem Firmennamen vorausgefüllt.
6. Klicke auf Speichern.

Danach kannst du die Zahlungsaufforderung direkt Drucken oder Als E-Mail senden.

Welche Stufe kann ich wählen?

• Zahlungserinnerung – nur solange noch keine Zahlungserinnerung und keine 1. Mahnung existiert.
• 1. Mahnung – solange noch keine 1. Mahnung existiert. Du kannst die Zahlungserinnerung also auch überspringen.
• 2. Mahnung – erst, wenn eine 1. Mahnung erstellt wurde.

Pro Rechnung gibt es jede Stufe nur einmal.

Die Variable #FÄLLIGKEITSDATUM#

Der Mahnungstext enthält die Variable #FÄLLIGKEITSDATUM#. Sie wird beim Speichern durch das gewählte Fälligkeitsdatum ersetzt. Lösche sie nicht – ohne die Variable lässt sich die Zahlungsaufforderung nicht speichern.

Hinweis: Mahngebühren oder Verzugszinsen berechnet Hawepro nicht automatisch. Wenn du sie verlangen möchtest, schreibe sie selbst in den Mahnungstext.

Verlauf: drucken, versenden, löschen

Sobald eine Zahlungsaufforderung existiert, siehst du auf derselben Seite den Verlauf mit Mahnungsart, Erstellungsdatum und Fälligkeitsdatum. Unter Aktionen kannst du jede Stufe erneut drucken oder als E-Mail versenden.

Mit Mahnung löschen entfernst du eine Zahlungsaufforderung. Löschen kannst du immer nur die zuletzt erstellte Stufe, damit die Reihenfolge lückenlos bleibt. Das Löschen kann nicht rückgängig gemacht werden.

E-Mail-Text anpassen

Den Standardtext der E-Mail legst du unter Einstellungen → Texte im Feld E-Mail für Zahlungsaufforderungen fest. Mehr dazu in Texte – Gesetzestexte, Anschreiben & E-Mail-Vorlagen.

Kosten im Prepaid-Tarif

Im Prepaid-Tarif kostet jede neue Zahlungsaufforderung 10 Aktionspunkte. Hast du weniger als 10 Aktionspunkte, kannst du keine Zahlungsaufforderung erstellen. Mehr dazu in Abo- und Prepaid-Tarife.

Tipp: Erfasse Zahlungseingänge zeitnah, damit du nur wirklich offene Rechnungen anmahnst – siehe Zahlung erfassen.