Wartungsverträge anlegen und Wartungen im Blick behalten

Mit dem Modul Wartungsverträge verwaltest du Verträge mit Wartungsintervall und Wartungspauschale. Hawepro berechnet daraus die nächste Wartung und zeigt sie in der Vertragsliste und auf der Übersicht an.

Voraussetzungen

Das Modul Wartungsverträge ist unter Einstellungen → Features aktiviert (siehe Features aktivieren).
Du nutzt den Professional-Tarif oder den kostenlosen Professional-Test.
Mitarbeiter brauchen für Wartungsverträge den Schreibzugriff. Einen reinen Lesezugriff gibt es für dieses Modul nicht.

Wartungsvertrag anlegen

Öffne im Menü Wartungsverträge und klicke auf Neuer Wartungsvertrag.
Wähle einen Kunden oder – bei aktiver Objektverwaltung – ein Objekt (Pflicht).
Trage unter Vertragsdetails den Vertragsname oder -ID ein (Pflicht).
Wähle das Wartungsintervall: einmalig, monatlich, vierteljährlich, halbjährlich, jährlich oder Aller 2 Jahre bis Aller 5 Jahre.
Lege den Beginn fest (vorbelegt mit dem heutigen Datum).
Bei wiederkehrenden Intervallen: Lass Ohne Ende angehakt (Standard) oder entferne den Haken und trage ein Ende ein.
Optional: Trage die Wartungspauschale ein. Negative Werte sind nicht erlaubt.
Optional: Ergänze Notizen und lade unter Dokumente & Bilder z. B. den unterschriebenen Vertrag hoch (PDF, JPG, PNG, max. 6 MB pro Datei).
Klicke auf Speichern.

Direkt unter den Vertragsdetails siehst du schon beim Ausfüllen, wann die nächste Wartung fällig ist.

So wird die nächste Wartung berechnet

Ausgangspunkt ist der Beginn. Liegt er in der Vergangenheit, wird das Intervall so oft addiert, bis ein Datum ab heute erreicht ist.
Bei einmalig gibt es nur den Termin am Beginn. Liegt er in der Vergangenheit, gibt es keine nächste Wartung mehr.
Liegt die nächste Wartung nach dem Ende, gibt es keine nächste Wartung mehr. Stattdessen wird Letzte Wartung angezeigt.

Die Anzeige der nächsten Wartung wird farblich hervorgehoben, sobald der Termin weniger als 7 Tage und noch stärker, wenn er weniger als 3 Tage entfernt ist.

Vertragsliste

In der Liste Wartungsverträge siehst du Vertragsname, Kundendetails, Erstellungsdatum und Nächste Wartung. Du kannst nach Verträgen suchen und unter Sortierung u. a. nach Nächste Wartung (früheste zuerst) sortieren.

Über das Aktionsmenü einer Zeile kannst du einen Vertrag bearbeiten, kopieren oder löschen.

Nächste Wartungen auf der Übersicht

Auf der Übersicht (Dashboard, nur Hauptzugang und Admins) zeigt die Karte Nächste Wartung bis zu 10 Verträge mit anstehender Wartung, die früheste zuerst. Ein Klick auf den Vertragsnamen öffnet den Vertrag.

Wartungsverträge an anderen Stellen

Im verknüpften Objekt erscheint oben ein Hinweis mit Link zum Vertrag, der nächsten Wartung und den hochgeladenen Dokumenten.
In der Kundendetailseite findest du den Bereich Wartungsverträge.

Hinweis: Wird ein Objekt gelöscht, wird auch der damit verknüpfte Wartungsvertrag gelöscht.