Rechnungseingang – Eingangsrechnungen hochladen und verwalten

Im Rechnungseingang sammelst du Rechnungen von Lieferanten und Großhändlern an einem Ort, ordnest sie Kunden, Objekten oder Projekten zu und behältst offene und überfällige Beträge im Blick.

Voraussetzungen

• Tarif Business oder Professional (siehe Tarif ansehen und wechseln).
• Der Bereich Statistiken ist für den Hauptzugang und Admins sichtbar.

Du findest den Rechnungseingang unter Statistiken → Rechnungseingang. Auf der Übersicht führt dich die Karte Rechnungseingang mit dem aktuellen Jahr ebenfalls dorthin.

Rechnung hochladen

1. Öffne Statistiken → Rechnungseingang.
2. Klicke auf Dokument hochladen und wähle die Datei.
   • Formate: PDF, JPG, PNG
   • max. 6 MB pro Datei, eine Datei pro Upload
3. Die Rechnung erscheint in der Liste.

Ist die PDF eine E-Rechnung mit eingebetteter XML (z. B. ZUGFeRD), liest Hawepro die Rechnungsdaten automatisch aus. Bei anderen Dateien trägst du die Daten selbst ein. Mehr zu E-Rechnungen: E-Rechnung, ZUGFeRD und XRechnung.

Rechnung bearbeiten und verknüpfen

Über das Aktionsmenü einer Rechnung wählst du Bearbeiten. Im Dialog Dokument bearbeiten kannst du:

• unter Verknüpfung einen Kunden, ein Objekt oder ein Projekt zuordnen (Objekt und Projekt nur bei aktivem Modul)
• Bezeichnung/Rechnungsnummer, Rechnungsdatum, Fälligkeitsdatum, Lieferant/Verkäufer, USt-IdNr. und Steuernummer eintragen
• Netto, Steuer %, Steuerbetrag, Brutto und Währung erfassen
• Skonto %, Skonto Betrag und Skonto Datum hinterlegen
• Tags vergeben und Notizen ergänzen

Verknüpfte Eingangsrechnungen siehst du auch in der Kundendetailseite und in den Projektdetails im Bereich Eingangsrechnungen.

Zahlung erfassen

1. Wähle im Aktionsmenü der Rechnung unter Bezahlung den Punkt Zahlung erfassen.
2. Trage bei Bezahlt am: das Zahlungsdatum ein (nicht in der Zukunft).
3. Ist in der Rechnung Skonto hinterlegt, kannst du Bezahlt mit Skonto anhaken.
4. Klicke auf Zahlung erfassen.

Die Rechnung zeigt danach Bezahlt bzw. Bezahlt mit Skonto mit Datum. Offene Rechnungen sind als Offen markiert, offene Rechnungen mit abgelaufenem Fälligkeitsdatum als Überfällig.

Suchen und filtern

• Rechnung suchen durchsucht Dateiname, Rechnungsnummer, Lieferant, Notizen sowie Namen verknüpfter Kunden, Projekte und Objekte.
• Unter Filter wählst du Status (Alle, Offen, Überfällig, Bezahlt), Tags und einen Zeitraum nach Rechnungsdatum.
• Aktive Filter erscheinen unter der Suchleiste und lassen sich einzeln entfernen oder mit Alle Filter zurücksetzen löschen.

Übersicht (Dashboard)

Die Karte Rechnungseingang zeigt für das aktuelle Jahr Offene Beträge, Davon überfällig und Bereits bezahlt.

Rechnung löschen

Über Rechnungseintrag löschen im Aktionsmenü entfernst du eine Eingangsrechnung.